Kako do zakonitih evidenc delovnega časa?

Te evidence niso zgolj formalna in zakonska obveza, temveč predstavljajo temelj za učinkovito upravljanje s kadri, optimizacijo delovnih procesov in zagotavljanje produktivnosti.

Ključnega pomena je, da so delodajalci nenehno na tekočem z zakonodajnimi novostmi. To ne pomeni le pasivnega sledenja spremembam, ampak tudi aktivno prilagajanje internih procesov, usposabljanje zaposlenih in zagotavljanje, da so vsi v podjetju seznanjeni z relevantnimi pravili in obveznostmi.

Pravilno vodene evidence omogočajo delodajalcem vpogled v delovne navade zaposlenih, identifikacijo morebitnih nepravilnosti in priložnosti za izboljšave. Na ta način lahko podjetja ne le izpolnijo zakonske zahteve, ampak tudi izboljšajo svojo organizacijsko kulturo, povečujejo zadovoljstvo zaposlenih in zagotavljajo večjo konkurenčnost na trgu.

Novela Zakona o evidencah s področja dela in socialne varnosti uvaja strožja pravila glede vodenja evidence prisotnosti za vse delodajalce, ne glede na sektor ali velikost. Neupoštevanje teh pravil lahko privede do kazni do 20.000€.

Delodajalci oblikujejo pravila delovnega časa z internimi akti, ki pa morajo slediti veljavni zakonodaji. Glavni viri, ki urejajo delovni čas v Sloveniji, vključujejo Zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1), kolektivne pogodbe in specifično zakonodajo za določena področja, kot so zdravstvo in sodstvo.

Podjetje Team Consulting je pripravilo 9 korakov, s katerimi si lahko vsako podjetje zagotovi zakonite evidence delovnega časa. Uporabljajo jih tudi v podjetju Špica International, ki ima na voljo brezplačno preizkušnjo njihove programske opreme Evidenca Delovnega Časa.

1.      Korak – Analiza delovnega časa

Začetni korak pri vzpostavitvi pravilnega vodenja evidenc delovnega časa je temeljita analiza, ki vključuje:

• pregled veljavne zakonodaje o delovnem času,
• prepoznavanje nezakonitih praks v podjetju,
• razumevanje pravnih aktov o hrambi evidenc.

Ugotavljanje nepravilnosti v evidencah lahko razkrije, kje podjetje ne sledi trenutni zakonodaji.

2.      korak – Oblikovanje koncepta delovnega časa

Oblikovanje koncepta delovnega časa temelji na rešitvah izzivov, prepoznanih v analizi, in interesih delodajalca za ureditev tega področja. Cilj je vzpostaviti pravila, ki so v skladu z zakonodajo, a hkrati podpirajo poslovne cilje delodajalca. Koncept temelji na:

• ugotovitvah iz analize,
• veljavni zakonodaji o delovnem času,
• željah delodajalca,
• optimalnih rešitvah za razporeditev delovnega časa,
• SWOT analizi oblik delovnega časa z vidika delodajalca in delavca.

3.      korak – Oblikovanje pravilnika o delovnem času

Po določitvi koncepta in pravil delovnega časa za organizacijske enote in delovna mesta je treba te smernice prenesti v pravilnik o delovnem času. Pravilnik mora biti prilagojen kompleksnosti organizacije, napisan razumljivo, jasno in nedvoumno, z jasno definiranimi pravicami in odgovornostmi, pravilno komuniciran med zaposlenimi in zakonsko skladen. V kompleksnejših podjetjih je priporočljiva matrika delovnega časa, ki pregledno prikazuje pravila za posamezne enote ali delovna mesta. Pravilnik mora slediti zastavljenemu konceptu in omogočati nemoteno izvajanje delovnega procesa.

4.      korak – Evidentiranje delovnega časa

Z novim zakonom ZEPDSV-A je evidentiranje delovnega časa zakonsko obvezno. Čeprav ni za vse delodajalce predpisano elektronsko evidentiranje, ta metoda omogoča digitalizacijo kadrovskih procesov, kar zmanjšuje oziroma pospešuje administrativne postopke. Pravila evidentiranja določajo smernice in obveznosti za evidentiranje prihodov, odhodov, odsotnosti, odmorov in drugih podrobnosti.

Informacijska podpora prinaša večjo verodostojnost in pravno varnost podatkov, poenostavlja vodenje evidenc in omogoča analitiko podatkov. Preden se uvede informacijska podpora, je ključno, da so pravila delovnega časa ustrezno urejena.

5.      korak – Načrtovanje delovnega časa

Planiranje delovnega časa je ključno za optimalno izkoriščenost zaposlenih, upoštevanje njihovih potreb in zakonskih predpisov. Vključuje določanje števila potrebnih zaposlenih, delovnih ur, izmen, nadur in drugih vidikov organizacije dela. Za učinkovito planiranje je priporočljiva uporaba specializiranih računalniških programov.

Odločilno je, da se odgovornim jasno določijo naloge za zakonito načrtovanje. Pogoste napake vključujejo napačno razporeditev, neupoštevanje omejitev, odmorov, počitkov in varnostnih standardov.

Informacijska podpora prinaša prednosti, kot so enostavnost in hitrost planiranja, manj napak, sprotna opozorila, transparentnost in hitre korekcije. Zmanjšuje tudi tveganje nezakonitih urnikov in odgovornost načrtovalcev.

6.      korak – Odgovornost vodij in nadzor delovnega časa

Vodje imajo ključno odgovornost za optimalno in zakonito organizacijo dela ter pravično razporeditev nalog med zaposlenimi. Poleg tega je njihova dolžnost tudi spremljanje delovnih ur zaposlenih. Neupoštevanje tega lahko privede do nezakonitih presežkov ur. Vodja mora zagotoviti, da so vse evidence delovnega časa v skladu z zakonodajo.

7.      korak – Upravljanje tveganj delovnega časa

Vodje se srečujejo z različnimi tveganji na področju delovnega časa svojih sodelavcev, ki jih je potrebno sprotno reševati. Med pogostimi tveganji so predčasni prihodi, nepotrebno ostajanje po koncu delovnega časa, kopičenje viškov ur, velike razlike med planiranimi in realiziranimi urami ter neupoštevanje pravil delovnega časa. Učinkovito obvladovanje teh tveganj zahteva jasno identifikacijo in prilagojen pristop glede na specifike posamezne organizacije.

8.      korak – Upravljanje in zaključevanje evidenc delovnega časa

Delodajalec mora zagotoviti pravilno vodenje, hranjenje in posodabljanje evidenc delovnega časa ter obvestiti delavca o njegovi izrabi. Priporočljivo je določiti odgovorno osebo za te naloge, ki mora biti usposobljena na področju delovnopravne zakonodaje in za uporabo tehnologij za elektronsko vodenje evidenc. Ta oseba zagotavlja, da so evidence celovite in verodostojne ter pravočasno zaključene. Evidenca za delavca se vodi od sklenitve do prenehanja pogodbe o zaposlitvi. Dokumenti se hranijo trajno in jih je treba predložiti na zahtevo pristojnega organa. Ob prenehanju dejavnosti delodajalca arhiv prevzame pravni naslednik ali Arhiv Republike Slovenije.

9.      korak – Usposabljanje ključnih kadrov

Za zakonite evidence delovnega časa je ključno, da vsi vpleteni poznajo in upoštevajo zakonodajno ureditev. Usposabljanje je nujno za zagotavljanje zakonitosti planiranja, organizacije dela in pravočasnega ukrepanja pri odstopanjih.

Brezplačna preizkušnja predstavljenih konceptov

Če bi radi preizkusili, kako omenjeni koncepti delujejo v praksi, lahko brezplačno preizkusite programsko opremo Evidenca Delovnega Časa, s katero si boste zagotovili zakonsko skladne evidence delovnega časa.

Več na www.spica.si.