Imejte dokumente vedno pri roki

Vsako podjetje hrani kup dokumentov v takšnih in drugačnih oblikah. Ko te dokumente selimo iz papirne v digitalno obliko ali jih zgolj shranjujemo v digitalni obliki, moramo biti na to pripravljeni – v vsej dokumentaciji se namreč ne smemo »izgubiti«. Da si s tem ne bi preveč belili glave, poskrbijo programske rešitve, kakršna je ViborApp, ki omogoča pregledno upravljanje z dokumenti ter visoko stopnjo prilagodljivosti in varnosti z možnostjo integracije in dorazvojem. Dokumentni sistem ViborApp je namenjen manjšim podjetjem, a nudi bolj ali manj vse, kar nudijo preostali dokumentni sistemi. Srednja in velika podjetja pa se bodo poslužila dokumentnega sistema DocuWare, ki omogoča enostavnejši zajem navadno kompleksnejših delovnih procesov podjetja in večjega števila uporabnikov. V le 20 delovnih dneh od trenutka odločitve za dokumentni sistem, bo ta lahko že nameščen in na voljo za uporabo.

ViborApp – nudi vse, kar imajo veliki

Aplikacija ViborApp omogoča preprost zajem dokumentov od samodejnega in ročnega indeksiranja do uvoza dokumentov iz skenirnih naprav ali iz sistema uporabnika. Prav tako omogoča klasifikacijo glede na tip dokumenta, tiskanje v aplikacijo in zaporedno shranjevanje.

V aplikaciji lahko izbiramo dodeljene uporabnike ter dodeljujemo dokumente različnim nivojem uporabnikov. Dokumente lahko celo podpisujemo, jih potrjujemo ali zavračamo.

ViborApp omogoča iskanje po ključnih besedah, kot bi uporabljali internetni brskalnik. Iščemo lahko po različnih e-fasciklih, po celotnem besedilu shranjenih dokumentov, prav tako lahko iščemo povezane dokumente, shranjuje pa nam tudi pogosta iskanja.

Da ne bi zamudili česa pomembnega, nas ViborApp obvešča znotraj aplikacije ali po e-pošti. Tako nikoli ne boste zamudili novega ustvarjenega dokumenta ali sprememb, ki jih bodo vnesli uporabniki. Omogoča tudi seznam opravil, revizijsko sled in podobno. Ne omogoča pa različice v oblaku.

ViborApp omogoča dolgoročno hrambo ali samodejno brisanje na določeno periodo. Tako boste imeli zakonsko skladen arhiv z vsemi predpisi in smernicami.

Z dokumentnim sistemom ViborApp boste deležni visoke stopnjo fleksibilnosti in možnosti povezav tudi z ostalimi programskimi paketi in rešitvami. V navezi s poslovno informacijskim sistemom v vašem podjetju se zlije v eno, tako da uvedba dokumentnega sistema ViborApp ne predstavlja velikih sprememb, zaposleni pa ga zlahka osvojijo. Z ViborApp zajemate celoten življenjski cikel dokumenta, ponudniki storitve pa poskrbijo, da vaše želje prelijejo in skonfigurirajo v dokumentni sistem.

DocuWare za srednja in velika podjetja

Podobno kot ViborApp, je DocuWare varna shramba za podatke o zaposlenih, finančne zapise podjetja, pogodbe in ostale pomembne dokumente. Tu naj bo shranjeno vse, kar ne sme biti izgubljeno, ukradeno ali kakor koli ogroženo.

Dokumente preprosto arhivirajte v digitalni obliki in pozabite na papirne različice. S tem ne boste zgolj vedeli, kje dokumenti so, ampak jih boste imeli vedno pri roki, organizirane in pripravljene za revizijo. Tudi doseganje standardov skladnosti (med drugim z GDPR ) je s tovrstnimi rešitvami poenostavljeno in zagotovljeno.

Z DocuWare lahko dokumente shranjujete v različnih formatih, kot so PDF, Word, Excel, PowerPoint in podobno. Možnosti je ogromno. Podatki se pošiljajo prek HTTPS, vsi dokumenti pa so AES šifrirani, tako da je zaščita vrhunska.

Ko boste imeli podatke, shranjene v DocuWare, dokumentni sistem poskrbi za varnostne kopije, tako da se podatki ne bodo izgubili, ob morebitni potrebi po obnovi zaradi nesreče pa bo postopek zelo enostaven.

Zakaj bi se utapljali v gori dokumentov, med katerimi bi lahko ure in ure iskali pravega? Naj bo delo lažje, organizirano in predvsem bolj učinkovito. Tako dokumentni sistem ViborApp kot DocuWare sta vrhunski rešitvi, ki bosta v vaše podjetje poleg učinkovitosti prinesla tudi višjo stopnjo varnosti.

Več o omenjenih rešitvah najdete na www.vibor.si (P.R.)