Evidenca delovnega časa za več kot 8.000 uporabnikov na 26 fakultetah

Pristopili so do podjetja ŠPICA, ki jim je sistem SAP povezalo s sistemom za evidentiranje delovnega časa, ki je po novem zakonu ZEPDSV-A 20. novembra postalo obvezno.

Univerza v Ljubljani, kot ena izmed največjih izobraževalnih institucij v Sloveniji, se uvršča med deset največjih organizacij v državi po številu zaposlenih in letnih prihodkih, ki znašajo okoli 440 milijonov evrov. V januarju 2023 je zaposlovala 6.347 oseb in imela vpisanih približno 40.000 študentov. V njenih informacijskih sistemih so zabeleženi podatki približno 250.000 oseb, vključno z nekdanjimi študenti, zunanji sodelavci in delno zaposlenimi, skupno število uporabnikov sistema pa znaša 8.200.

Mag. Aleš Košir, vodja informatike na Univerzi, razlaga, da je bilo pred uvedbo sistema SAP v kombinaciji s Špicino rešitvijo Time&Space na Univerzi veliko različnih rešitev. Članice Univerze so imele pred uvedbo novega sistema razdrobljene rešitve. Ajda Lesjak, koordinatorica ključnih uporabnikov za upravljanje delovnega časa na rektoratu, dodaja, da so bile prakse evidentiranja delovnega časa različne med posameznimi članicami. Nekatere so registracijo delovnega časa že prakticirale in je bil prehod na nov sistem tako enostavnejši, pri drugih članicah pa je bil prehod nekoliko težji.

»Pri vpeljavi evidentiranja delovnega časa je bila zelo pomembna podpora vodstva članic. Urejena časovna administracija je pogoj za izplačilo stroškov prevoza in regresa za malico, kar zaposlene spodbuja k rednemu evidentiranju in spremljanju pravilnosti svojih podatkov,« pravi Ajda Lesjak. 

Uvedba enotnega poslovnega informacijskega sistema je bila nujna, saj je pomanjkanje le-tega povzročalo resne težave, kot je poudaril mag. Aleš Košir. Alja Gazvoda, pomočnica glavnega tajnika Univerze za kadrovske zadeve, pojasnjuje, da so pred uvedbo sistema članice podatke zbirale v Excelu, kar je zahtevalo veliko časa za ročno zbiranje in urejanje teh podatkov. Odgovoriti so morali tudi na pomisleke profesorjev in ostalih zaposlenih, ki doslej niso uporabljali tovrstnih sistemov. Njihov največji pomislek je bil pretiran nadzor in degradacija profesorskega poklica. Mag. Aleš Košir je s kolegi opravil več pogovorov in jim razložil, da družba v trenutni obliki enostavno potrebuje tovrstno evidentiranje.

Projekt uvedbe novega sistema je bil centralno voden in je vključeval vse članice Univerze. Junija 2020 se je začela implementacija sistema SAP na rektoratu, sledile so članice posamično in skupinsko. Ta sistem je omogočil enotno rešitev tako v tehnološkem kot procesnem smislu za celotno Univerzo, kot potrjuje mag. Aleš Košir.

Z uvedbo novega sistema so se poenotile številne prakse članic, vključno s pravili evidentiranja delovnega časa. Zaposleni sedaj evidentirajo delo prek Špicinih registratorjev in aplikacije Fiori, kar omogoča boljše upravljanje delovnega časa in lažje povračilo stroškov prevoza. Sistem prav tako omogoča večjo varnost, boljše upravljanje dostopa do dragocene opreme in možnost kreiranja poglobljenih poročil o prisotnostih/odsotnostih.

Projekt je bil več kot uspešen. Uspelo jim je:

• Avtomatizirati zajem in obdelavo podatkov: Uvedba sistema je avtomatizirala procese zajema in obdelave podatkov, s čimer so se znatno razbremenile kadrovske in računovodske službe. Prej so namreč te službe porabile veliko časa za preverjanje in urejanje podatkov.
• Zagotoviti ažurnost in točnost podatkov: Novi sistem omogoča hitro in natančno odgovarjanje na vprašanja, kot so število zaposlenih na Univerzi in njihova kadrovska sestava. To predstavlja pomemben korak k večji preglednosti in učinkovitosti v upravljanju kadrovskih virov.
• Poenostaviti finančno poslovanje in poročanje: Finančno poslovanje in poročanje Univerze je bistveno poenostavljeno, kar prispeva k večji učinkovitosti in zmanjšanju administrativnih bremen.
• Povečati varnost: Z uvedbo enotnih pravic in načel dostopa je Univerza izboljšala varnost, še posebej v prostorih, kjer se nahaja dragocena oprema. To omogoča bolj smotrno upravljanje in večjo varnost teh prostorov.
• Zagotoviti boljšo optimizacijo in planiranje: Zbrane podatke zdaj lahko uporabljajo za optimizacijo in planiranje parkirišč in prostorov, kar je še posebej koristno pri planiranju novih gradenj. Ta pristop vodi do bolj učinkovite rabe prostorov in potencialnih prihrankov v prihodnosti.

Več o rešitvi za registracijo delovnega časa podjetja Špica na www.spica.si.