Sodobno elektronsko poslovanje

Poslovanje v oblaku nudi nov način upravljanja s podatki, dokumenti in aplikacijami, ki precej poceni uvedbo elektronskega poslovanja v organizacijo. Največja prednost poslovanja v oblaku je namreč v nizkih investicijskih stroških, saj ne potrebujete strežnika in omrežne opreme, znižajo pa se tudi stroški, povezani z namestitvijo in konfiguracijo sistema. Kar je še posebej prikladna rešitev za majhne in srednje velike organizacije. Oblak podatke varno skrije in dostop do njih omogoči samo osebam, ki jih določite sami. Te osebe lahko do podatkov in dokumentov, ki so varno shranjeni v oblaku, dostopajo kadarkoli z različnih lokacij. Skladno z rastjo podjetja pa je v oblaku omogočeno tudi enostavno dodajanje modulov in širitev funkcionalnosti sistema.

Namen sistema ODOS je vodenje procesov in posledično dokumentacije v elektronski obliki (potni nalogi, dopusti, pogodbe, naročilnice, javno naročanje, načrti izobraževanj, zapisniki sestankov, projektno vodenje …) preko enotne vstopne točke.

Zagotovo poznate težave, ki nastajajo ob vodenju poslovnih procesov v različnih aplikacijah (račune v finančni aplikaciji, javna naročila v drugi aplikaciji, upravno poslovanje v tretji aplikaciji, geografsko-informacijske sisteme spet v naslednji …). S sistemom ODOS se temu izognete, saj omogoča povezovanje obstoječih aplikacij v organizaciji, zato vanje vstopate preko enotne vstopne točke, ki jo predstavlja ODOS. Tako imate vse dokumente zbrane na enem mestu – v sistemu ODOS, njegovo povezovanje z drugimi aplikacijami pa omogoča zelo preprosto delo z visoko stopnjo preglednosti in zanesljivosti. ODOS omogoča tudi centralno vodenje potrjevanja in podpisovanja celotne dokumentacije ter njeno pripravo za dolgoročno eHrambo. Tako lahko ODOS prevzame vlogo centralnega sistema v organizaciji in s povezovanjem ter optimizacijo procesov močno poenostavi delo zaposlenim.

Pomembo!

Sistem ODOS je certificiran pri Arhivu RS in izpolnjuje vse zahteve za zajem in upravljanje gradiva v digitalni obliki ter njegov prenos v dolgoročno eHrambo. Prenos gradiva v dolgoročno eHrambo za javnopravne ustanove namreč zahteva uporabo certificirane programske in strojne opreme. Za občine, uporabnice sistema ODOS, imamo pripravljena in potrjena VZORČNA NOTRANJA PRAVILA ODOS, ki s pomočjo posebne aplikacije in natančnih navodil precej poenostavijo celoten postopek njihove priprave.

Modularna zasnova za maksimalno prilagodljivost

ODOS je eden redkih sistemov za upravljanje dokumentov in procesov na slovenskem tržišču s tako široko paleto modulov in povezav, tudi tistih, kjer je potrebno upoštevanje upravnega postopka. Modularna zasnova sistema ODOS omogoča njegovo maksimalno prilagodljivost različnim potrebam uporabnikov. Z velikim naborom modulov in povezav z drugimi sistemi omogoča, da imajo uporabniki v enem sistemu dostop do vsega, kar se nanaša na njihovo delo in poslovanje. Moduli sistema ODOS so lahko samostojni ali medsebojno povezani.

• Modul vhodna, izhodna in interna pošta omogoča enostavno in zanesljivo klasificiranje vhodne pošte s črtno ali QR kodo, zajemanje klasične in elektronske pošte ter eRačunov in distribucijo ter obdelavo tako izhodne kot interne pošte. Zagotavlja hiter in varen dostop do želenih dokumentov ter reševanje in iskanje po dokumentih. Za javne ustanove je zagotovljena podpora upravnemu postopku.

• Modul Odsotnosti je namenjen podpori evidentiranja različnih vrst odsotnosti zaposlenih. Preko vnosa preprostih elektronskih obrazcev omogoča zaposlenim enostavno oddajo dovolilnic za različne odsotnosti, nadrejenim pa njihovo elektronsko odobritev. Posledično zagotavlja ažuren vpogled v odsotnosti v koledarju, kar olajša načrtovanje delovnih procesov in nadzor nad odsotnostmi. Uporablja se lahko v povezavi z obstoječim sistemom za beleženje delovnega časa.

• Modul Potni nalogi je namenjen elektronskemu vodenju službenih poti po domovini in tujini ter obračunu stroškov službenih poti s samodejnimi izračuni kilometrin in dnevnic. Načrtovanje in odobravanje poti se izvajata elektronsko. Zagotavlja pregledno evidenco in koledarski pregled službenih poti. Podpira tudi rezervacijo in vodenje voznega parka službenih vozil. Uporablja se lahko v povezavi z obstoječim sistemom za beleženje delovnega časa.

• Modul Nabava je podpora optimizaciji, preglednosti, zanesljivosti in zakonski skladnosti izvedbe postopkov nabave. Proces je voden od nabavne potrebe, preko izbire nabavnega postopka, vrste nabave, do priprave povabil k oddaji ponudbe, izbora ponudbe in sklepa. Vsi postopki se izvajajo elektronsko, z elektronskim potrjevanjem. Število korakov in postopki so odvisni od potreb organizacije in zavezanosti ZJN. Zavezancem po ZJN je v ODOS-u omogočena tudi povezava z aplikacijo za izvedbo in vodenje javnih naročil – eJN (podjetja JHP d. o. o.). Tako je preko ODOS-a omogočeno vodenje javnih naročil tudi skladno z zakonodajo na področju javnega naročanja.

• Modul Likvidacija je namenjen kontroli, potrjevanju in odobravanju prejetih računov (klasičnih in e-računov). Isti račun lahko hkrati pregleduje in potrjuje več odgovornih oseb. Mogoča je tudi povezava s finančnimi aplikacijami in povezava z nabavnimi postopki, pogodbami, naročilnicami, projekti itd.

• Modul Pogodbe je lahko nadaljevanje nabavnega postopka ali samostojni modul. Omogoča vnos, kroženje in elektronsko usklajevanje vsebine pogodbe, pripravo spremnega lista, parafiranje, nastavljanje opomnikov o poteku pogodbe ter spremljanje in zaključevanje pogodb. Pogodbe lahko celovito spremljate od vnosa plana oz. predobremenitev do realizacije, torej obremenitev proračunskih postavk. Vse to lahko teče tudi avtomatično, preko povezave s finančno aplikacijo.

• Modul Naročilnice lahko služi kot nadaljevanje nabavnega postopka ali kot samostojni modul. Omogoča izdajo naročilnic, vodenje evidence naročil od vnosa, potrjevanja do pošiljanja naročilnic ter spremljanje porabe. V primeru povezav s finančno aplikacijo je omogočeno prenašanje in spremljanje predobremenitev in porabe proračunskih postavk.

• Modul Izmenjava e-Računov je storitev, s katero je omogočeno, da se prejeti e-računi, ne glede na pot prejema (UJPnet, kurirska služba, e-pošta ali bankart), zajamejo v knjigi prejete pošte v ODOS-u. Računi se lahko potrjujejo v ODOS-u (v modulu Likvidacija), lahko pa se prenesejo v potrjevanje v finančno aplikacijo. Izdane e-račune, ki jih kreirate v finančni aplikaciji, lahko pošiljate preko ODOS-a in jih tako evidentirate v knjigo izhodne pošte.

• Kadrovski modul je nepogrešljivo orodje za enostavno in učinkovito upravljanje osnovnih kadrovskih procesov. Zagotavlja enostavno in pregledno vodenje kadrovskih map in razpisov za delovna mesta. Tako imate vse pomembne kadrovske podatke in dokumente zbrane na enem mestu.

• Modul Izobraževanje omogoča zaposlenim, njihovim nadrejenim in kadrovikom planiranje, vodenje in spremljanje izobraževanj, od zajema potreb po izobraževanju, potrditve plana, pobud in napotitev k izobraževanju, do spremljanja realizacije in evalvacije posameznega izobraževanja.

• Modul Sestanki je odličen pripomoček za organizacijo sestankov, kolegijev in sej, vključno s pripravo dnevnega reda in vodenjem spremljevalne dokumentacije, obveščanjem udeležencev, vodenjem sestanka ter pripravo zapisnika in potrjevanjem sklepov.

• Modul Projektno vodenje omogoča načrtovanje, ocenjevanje, realizacijo, stroškovno spremljanje in beleženje vse dokumentacije, povezane s projektom. Vsi člani projektnega tima vsak trenutek vedo, kako poteka izvedba zastavljenih nalog, kakšno je finančno stanje projekta, ali projekt dosega zastavljene cilje in ali je dokumentacija urejena.

Povezljivost ODOS-a z zunanjimi sistemi

Moduli sistema ODOS se lahko povezujejo tudi z zunanjimi sistemi in aplikacijami:

• s finančnimi aplikacijami (Cadis, Grad, SAOP, Pantheon …);

• s sistemom za elektronsko izvedbo javnih naročil (eJN);

• z aplikacijami za registracijo delovnega časa (Špica, Kronos …);

• z geografsko-informacijskimi sistemi (iObčina, PISO, 3MAP, Terra …);

• z akreditiranimi ponudniki za prenos dokumentarnega in arhivskega gradiva v e-Hrambo (Pošta Slovenije, ZZI …).

Reference

Sistem ODOS uporablja kar 59 slovenskih občin, ZVKDS, JSKD, ZIK Črnomelj, LU Kočevje, Onkološki institut, Študentski dom Ljubljana, Fraport Slovenija, Avto Triglav, Plama-pur, PZS, Zbornica upraviteljev Slovenije, Zdravstveni dom Celje, HSE, Premogovnik Velenje in drugi.

PIA Informacijski sistemi in storitve, d. o. o.

Prešernova 9b, Velenje

T: 03 898 37 90

E: prodaja@pia.si

www.odos.si, www.pia.si