Varne in stroškovno učinkovite rešitve v hibridnem oblaku

Sodobni dokumentni sistemi omogočajo varen in enostaven dostop do poslovnih vsebin, pa naj bo to preko telefona, tablice ali računalnika. Poudarek je predvsem na mobilnosti, preprostosti in sodelovanju zaposlenih pri poslovnih vsebinah.

Kar nekaj rešitev za omenjene izzive moderne dobe ima ekipa IN pisarne. Z analizo povzetka obstoječega stanja izbirajo med več različicami dokumentnih sistemov, saj se zavedajo, da ima vsaka organizacija svojo specifiko delovanja. Specializirani so za Box, Smartsheet, Office365, virtualizacijo aplikacij, izdelavo spletnih strani in spletnih trgovin.

BOX – Hibridni dokumentni sistem v oblaku s procesno podporo

Box je ena najhitreje rastočih platform za upravljanje dela in dokumentov. Uporablja ga že 69% “Fortune 500” podjetij in preko 87.000 strank. V IN pisarni lahko za lažje in hitrejše upravljanje podjetja za vas postavijo dokumentni sistem v hibridnem oblaku in poskrbijo za morebitna dodatna povezovanja z drugimi programskimi rešitvami. Storitev je zanesljiva, kjerkoli in kadarkoli dostopna za različne naprave, tudi za mobilne telefone. BOX zagotavlja varnost in avtentičnost vsebin, saj omogoča revizijsko sled za vsak dokument, verzioniranje ter dvostopenjsko avtentikacijo, hkrati pa podpira tudi pravila za elektronsko hrambo dokumentov.

BOX omogoča visoko produktivnost, saj poenostavi dostop, upravljanje in sodelovanje pri vsebinah znotraj organizacije kot tudi z zunanjimi uporabniki. Omogoča dodajanje nalog sodelavcem ter obveščanje o napredku. Prav tako podpira različne procese in večstopenjsko potrjevanje dokumentov, ki jih lahko na enostaven način prilagodijo za uporabo v vašem podjetju. Platforma BOX je popolnoma odprta in jo lahko enostavno integriramo z vsemi obstoječimi sistemi.

SMARTSHEET – Sistem za projektno in procesno vodenje

Za uspešno projektno vodenje in sodelovanje v oblaku vam lahko na pomoč priskočijo tudi z zmogljivo in preprosto aplikacijo Smartsheet, ki ji zaupa več deset tisoč podjetij. Uporablja se za dodeljevanje nalog zaposlenim ter njihovi uspešnosti, sledenju dela in napredka na posameznih projektih. Marketing oddelek ga uporablja za planiranje kampanij in sodelovanje med različnimi oddelki. Prodaja ga uporablja za izboljšanje rezultatov ter spremljanje strank, kadrovski oddelek pa za ocenjavanje in nagrajevanje zaposlenih. IT oddelek ga lahko uporablja za prijavo in razreševanje napak uporabnikov.

Smartsheet prav tako podpira avtomatizacijo procesov in različne multistopenjske podpisnike, arhiviranja, obveščanja po emailu/sms, itd… Podjetjem pomaga izboljšati produktivnost, sodelovanje med zaposlenimi ter vodstvu ponudi vpogled v uspešnost podjetja. Smartsheet je uporaben prav v vsakem oddelku podjetja, hkrati pa je cenovno veliko bolj ugoden kot primerljivi sistemi – že od 42 evrov mesečno dalje …

Primer uporabe sistemov v podjetju Surf d.o.o.

Podjetje za objektno higieno z več kot 25 zaposlenimi uporablja kombinacijo BOX in Smartsheeta:

• Za projektno vodenje, vsa opravila v podjetju, spremljanje zaposlenih in njihove efektivnosti, spremljanje strank, vodenje pomebnih rokov, večstopenjsko potrjevanje, avtomatsko email obveščanje o pomembnih odprtih zadevah. Z uvedbo aplikacije SERVIS so zaradi povečane produktivnosti prihranili 2000 evrov mesečno.

• Podpisovanje dobavnic na terenu. Sedaj imajo vse dobavnice digitalizirane in tako ogromno prihranijo pri hrambi ter pri iskanju le teh.

• CRM za vpis in reševanje težav na terenu ter za evidence različnih strojev in napak; zelo pomembna so poročila, saj tako pri svojih strankah opravičujejo svojo ceno in kakovost storitve.

• V BOXu hranijo vso dokumentacijo podjetja. Pomembno je da imajo dostop do nekaterih map tudi njihove stranke in tako skupaj sodelujejo, hkrati pa, da je vedno na voljo revizijska sled dostopanja ter možnost dostopanja do preteklih verzij dokumentov. Hkrati je zelo pomemben varen mobilni dostop, saj je večina njihovih zaposlenih na terenu. (P.R.)