E-računovodstvo Računovodje leta

Za najboljšega računovodjo se predpostavlja, da obvladuje najsodobnejše načine dela, tako organizacijske, kot tehnološke. V računovodskem servisu Yelly d.o.o. izvajajo e-računovodske storitve z uporabo miniMAX-a. Kot pravi Nives Jelenec, ki vodi računovodstvo Yelly, ta program ni samo alternativa drugim programom, ampak je zelo uporaben in praktičen: „miniMAX je kakovostna rešitev za vodenje poslovanja majhnih podjetij, ki prihrani računovodjem in njihovim strankam veliko časa, pri čemer vključuje tudi strokovne vsebine, s katerimi se izboljša kakovost dela“. Ob cenovni ugodnosti ponuja prilagojene funkcionalnosti za majhne uporabnike, ki so obenem tudi enostavne za uporabo. Dostop z digitalnim potrdilom zagotavlja varnost, poleg tega pa je poskrbljeno tudi za ustrezno arhiviranje podatkov.

V program je vgrajeno veliko znanja in dobrih praks, kar je še posebej v pomoč računovodjem začetnikom. Z uporabo programa je rutinskega dela manj, povečuje se storilnost, znižujejo se stroški. miniMAX dodatno poenostavlja delo z različnimi nastavitvami, tekoče so vključene tudi vse zakonske spremembe, kar je za strokovno delo zelo pomembno. Dobrodošla je takojšna pomoč podporne službe v podjetju SAOP, s katero uporabniki komunicirajo kar preko spletne aplikacije.

E-računovodstvo zagotavlja tekoče podatke iz poslovanja
V računovodskem servisu Yelly d.o.o. so s storitvami e-računovodstva pričeli ob prehodu na evro, ko so vodenje računovodstva za vsa manjša podjetja s klasičnega načina vodenja računovodstva prenesli na miniMAX. ,,Za uporabo miniMaxa sem se odločila predvsem zaradi mobilnosti in stalne razpoložljivosti, saj sedaj lahko delam od koderkoli in kadarkoli. To pomeni, da pisarne ne rabim vedno, le prenosnik ali pa samo digitalno potrdilo na ključku in že lahko delam, pregledam stanje in neposredno kontaktiram stranke,“ je povedala Nives Jelenec.

Z e-računovodstvom se je delo računovodij zelo spremenilo. Na osnovi ažurnih podatkov ima stranka vpogled v svoje poslovanje sproti, že med letom. Bistvena prednost je izredno enostavno delo s tem programom. E-računovodstvo, kot ga omogoča miniMAX, strankam omogoča, da sproti spremljajo delo računovodskega servisa in s tem pridobijo zaupanje vanj. ,,Še posebej pa je za nas računovodje dobrodošla izredno enostavna in uporabna funkcionalnost programa, ki omogoča oddajo vseh zakonskih poročil v elektronski obliki na DURS in AJPES,“ je povedala Nives Jelenec.

Program zaradi poenostavitve vnosov omogoča hitrejše delo, to pa pomeni, da imajo vse dokumente hitreje vnešene. Te sedaj tekoče vidi tudi podjetnik. Za stranke ima to veliko uporabno vrednost, saj lahko sproti dobijo informacije o svojem poslovanju in pridobijo nadzor nad njim. Tudi mikro in majhni podjetniki so danes vedno bolj zahtevni ter želijo imeti vpogled v svoje podatke in celotno poslovanje, saj se morajo veliko hitreje prilagajati trgu kot v preteklosti. Zato so zanje tekoče informacije zelo dobrodošle. Poslanstvo računovodje danes ni le zadoščanje davčnim zahtevam in priprava bilanc, temveč da svetujejo podjetnikom pri njihovem poslovanju.

Dobra praksa uporabe miniMAXa
Z miniMAX-om v računovodstvu Yelly d.o.o. Ljubljana vodijo poslovanje več majhnim podjetjem. Prednosti miniMAX-a lahko dobro izkoristita podjetnik in računovodski servis. Isti program lahko uporabljata oba, zato je njuno delo usklajeno. Nekatere stranke so naučili samostojnega dela in sedaj same vnašajo določene dokumente. S programom vodijo evidenco zalog materiala in blaga, poleg tega pa v miniMax-u izdajajo račune. Pri teh obračunih jim v računovodstvu le svetujejo, saj program sam že vsebuje določene nastavitve. Stranke si s pomočjo programa same izpisujejo in obračunavajo potne naloge, saj so v programu sproti zagotovljeni aktualni podatki. Kot pravi Nives Jelenec, v računovodskem servisu ni potrebno ponovno vnašati teh podatkov, temveč jih le pregledajo, preverijo pravilnost vnosa in jih dokončno poknjižijo. Določene dokumente stranke skenirajo in pošljejo po elektronski pošti. Z vsem tem se zmanjša tudi strošek dostave, kopiranja in hrambe dokumentacije pri podjetniku in v računovodskem servisu. Stranke si lahko takoj po knjiženju same pregledujejo in izpisujejo podatke, ki jih potrebujejo pri svojem poslovanju.

,,Uporaba programa miniMAX nam računovodjem omogoča hitrejše, lažje in kakovostnejše delo, saj si lahko vzamemo več časa za pregled dokumentov in reševanje strankinih problemov. Stranke si danes želijo več svetovanja ter tesnejšega sodelovanja z računovodskim servisom že med letom,“ je pojasnila Nives Jelenec.

V računovodskem servisu Yelly d.o.o. Ljubljana svojim strankam kar preko spletne aplikacije miniMax ali po elektronski pošti, odvisno od zahtev podjetnikov, sproti posredujejo določene podatke in izpise kot so: medletne primerjave prihodkov in odhodkov, odprte postavke, tabelarične in grafične prikaze poslovanja in drugo. S pomočjo miniMax-a izdelujejo tudi medletne bilance, s tem lahko stranke bankam hitro posredujejo podatke, na primer pri pridobivanju kreditov. Na drugi strani pa s tem podjetnik kontrolira in ustrezno vodi svojo politiko poslovanja.

Kot pravi Nives Jelenec jim je miniMAX omogočil povečanje kakovosti storitev in to predvsem na račun hitrejšega dela, saj ponuja veliko avtomatizmov, ki zmanjšujejo obseg ročnega vnašanja podatkov ter uporabnika vodijo skozi delovni postopek. „ Z miniMAXom delamo hitreje, napak pri vnosih praktično ni več. Pri določenih dokumentih in zahtevnejših vsebinah, ki jih je vedno več, pa je potrebno več računovodskega znanja in ravno tukaj ima vedno večji pomen svetovalna funkcija računovodje. Strankam lahko ponudimo tudi druge storitve ter lažje prilagodimo način dela njihovim potrebam.“

V računovodstvu Yelly so z miniMAX-om poleg vsebinskih pridobitev zmanjšali tveganja in stroške informacijskega sistema. Celovite funkcionalnosti, ki so na voljo prek spleta, samodejno osveževanje in usklajevanje z zakonodajo, neprekinjeno delovanje in varno shranjeni podatki namreč odpravljajo potrebo po drugih informacijskih storitvah ter po novih vlaganjih v strojno in programsko opremo. Prehod na miniMAX zato računovodskemu servisu ni zagotovil samo izboljšanja računovodskih storitev, ampak tudi cenovno ugodno, kakovostno in dolgoročno tehnološko podporo dejavnosti.

Več o miniMAXu na www.minimax.si.