Dobro je, da hitro rastoča podjetja uvedejo evidenco delovnega časa, ko so še zelo majhna?

Podjetje Kingsbox je bilo ustanovljeno leta 2015, ko sta solastnik in direktor Luka Železnik in Dejan Kobal začela poslovati v domači garaži. Podjetje se ukvarja s proizvodnjo in prodajo opreme za funkcionalne treninge s poudarkom na vadbi celotnega telesa, ki je namenjena tako profesionalnim telovadnicam kot zasebni uporabi. Na trgu ponujajo 1.300 različnih izdelkov za športno vadbo.

S prodajo so začeli na italijanskem trgu in jo postopoma razširili po vsej Evropi. V zadnjem času zlasti veliko prodajo v Španiji, Franciji in Beneluxu. Od začetka leta 2022 pa prek franšize v Dubaju osvajajo tudi trge celotnega Bližnjega vzhoda.

Njihov cilj je ves svet. Amerika jim zaradi visokih stroškov prevoza za zdaj sicer še ni tako zanimiva; hitreje se želijo širiti proti vzhodu, saj Kitajci in večina drugih Azijcev zelo ceni evropske izdelke.

Izzivi: Kaos pri zbiranju podatkov

Preden so uvedli All Hours, so imeli kar nekaj izzivov. Nekateri zaposleni niso vpisovali podatkov, drugi so pozabljali to storiti, tretji so vpisovali podatke za nazaj. Pri tem so vedeli, da so bili kak dan na dopustu, a se niso spomnili, kateri dan je to bil. »Bilo je noro,« pravi Živa Bizjak Cotič. Pa četudi je bilo takrat zaposlenih zelo malo. Prepričana je, da če bi zdaj – pri 36 zaposlenih – še vedno zbirala podatke na star način, bi jih zbirala tedne. S Špicino rešitvijo All Hours pa za obračun plač potrebuje štiri ure na mesec

»Špicino rešitev All Hours smo v Kingsboxu uvedli že leta 2017, ko smo zaposlovali le štiri osebe. Zdaj, pri 36 zaposlenih, si nikakor ne predstavljamo, kako bi se lahko organizirali brez nje. Ob zadnjih zakonskih spremembah glede evidence delovnega časa se pri nas ni zgodilo prav nič,če bi rešitev uvajali zdaj, pa bi utegnilo biti kar kritično. Vesela sem, da že dolgo uporabljamo All Hours,« pravi Živa Bizjak Cotič, vodja človeških virov v Kingsboxu.

Rešitev: Prej se uvede All Hours, bolje je za podjetje

Zelo preprosti so postopki za odobritev dopustov, pregledovanje stanja dopustov in ostalih evidenc s strani zaposlenih. Zaposleni lahko zabeležijo svoje odmore, službene poti, druge izhode itn. Za evidentiranje večinoma uporabljajo kartico, seveda pa tudi mobilne telefone.

»All Hours uporabljam za vse: prijavo, odjavo, dopuste, koriščenje nadur itn. Če potrebujem dopust, se o tem dogovorim z vodjo oddelka in vnesem dopust v All Hours. Živa pa kot koordinatorka to obravnava kot dogovorjeno z vodjo,« pravi razvojnik v Kingsboxu, Denis Štajdohar.

Največ koristi od rešitve All Hours v Kingsboxu izpostavljajo pri upravljanju s kadri. Lažje je obračunati plače, spremljati dopuste in druge odsotnosti.

Pri tem lahko spremljajo svoje mesečne evidence, stanje dni dopusta, prijavljajo bolniške odsotnosti. Letos veliko prijavljajo starševske dopuste – v Kingsboxu so namreč zaposleni pretežno mladi. Morda tudi zato nimajo nikakršnih posebnih vprašanj glede uporabe aplikacije. A Živa Bizjak Cotič poudarja, da jih ni tudi pri novih zaposlenih, ker je aplikacija zelo preprosta.

»Ko sem se pogovarjala s kolegi, ki se s kadri ukvarjajo v drugih podjetjih, sem pogosto naletela na njihovo pričevanje, da so imeli njihovi zaposleni zadržke, ker naj bi se bali nekakšnega nadzora. Niso povsem zaupali takšnim aplikacijam. Pri nas pa se ni nikdar zgodilo kaj takšnega. Nihče nikdar ni niti omenil, da bi se bal te rešitve kot orodja nadzora,« pravi Živa Bizjak Cotič.

To je po njenih besedah dokaz, kako dobro je, če se takšna rešitev uvede, ko je podjetje še zelo majhno. »Ne predstavljam si, da bi rešitev začeli uvajati, ko bi nas bilo več kot sto. Takšno naporno izkušnjo mi je opisala stanovska kolegica,« še dodaja Živa Bizjak Cotič.

Seveda pripravi tudi podatkovne analize za vodstvo podjetja.

»Kar je meni pri teh podatkih najpomembnejše, je število opravljenih ur in nadur – da vidimo, če so kateri oddelki preobremenjeni. Druga stvar, ki mi je všeč, je transparentnost programa: vsak vedno ve, kakšno je stanje njenih ali njegovih ur, dopustov ipd.,« pravi solastnik in direktor podjetja Dejan Kobal.