Microsoft Outlook 的最佳技巧和技巧

Microsoft programska oprema sodi med najbolj uporabljane na svetu. Če smo bolj natančni, ima več kot milijardo uporabnikov. Dejstvo, da je privzeto na voljo na Windows računalnikih, zagotovo prispeva k temu uspehu.

Najboljši triki in nasveti za Microsoft Outlook

祖母、祖父、叔叔、阿姨……几乎我们每个人都至少使用过一次Microsoft Word，在办公室里，我们甚至无法想象没有它如何将我们的想法显示在电脑屏幕上。如果您想学习新技巧，请查看我们的 Microsoft Word 中最佳隐藏功能列表。 PowerPoint 是另一个多年来已成为创建演示文稿标准的程序。有些人还使用 Canvo、Google Slides 和类似的替代方案，但当他们想要/需要将演示文稿导出到 PowerPoint 时，他们也经常遇到问题。

然后我们来到 Outlook。它也有很多替代方案（Gmail/Workspace、Thunderbird、eM Client...），大多数商业邮件仍然通过 Outlook 传输，Outlook 最近取代了 Windows Mail，并焕然一新，与我们可以看到的一样请参阅 www.outlook.office.com。由于我们也依赖它来成功投递邮件，因此我们收集了一些有用的技巧，以使其使用更容易、更快，最重要的是，更透明。有些仅适用于企业用户，而另一些即使您使用 Outlook 管理私人邮件也可以使用。

我们使用了新的 Outlook for Windows。如果您使用的是旧版本，则某个功能可能会丢失、位于其他地方或以不同的名称命名。

帮助自己了解 Outlook 规则

您每天收到多少条消息？ 10？ 50？也许100？有些肯定没用，但它们仍然会乱扔你的收件箱。不是很常见，但可能会导致您错过更重要的消息。 Outlook 规则的目的正是为了确保不相关的邮件不会出现在主邮箱中。您还可以创建任意规则以更好地组织电子邮件。

作为程序或在 Web 视图中打开 Outlook。单击右上角的齿轮图标即可进入“设置”。从各部分中选择“邮件”，然后选择“规则”。命名规则并指定在特定条件下您希望对邮件执行的操作。

示例：如果您正在或需要订阅许多每周的电子通讯，您可以将它们分类到一个特殊的文件夹中，当您有时间阅读它们时，它们会在那里等着您。您可以将重要邮件固定到邮箱顶部，并且可以设置条件，例如作为唯一收件人、将邮件标记为重要、包含敏感业务信息或条件为发件人姓名等。

通过快速步骤加快组织速度

如果您经常在 Outlook 中执行重复性任务，“快速步骤”可能是一个方便的工具。如果您经常在完成工作簿后收到消息，您可以在设置中创建一个快速步骤，通过该步骤，您可以一键将消息移至特殊文件夹，并使用自定义文本回复（例如：“谢谢”明天早上我会查看并编辑该消息。”）。

可以在“设置”→“邮件”→“快速步骤”中提前准备快速步骤。

使用快捷键

正如您习惯在 Word 中使用快捷方式来设置文本格式一样，您也可以在 Outlook 中执行相同的操作。

撰写新消息：N 或 Ctrl + N
发送消息：Ctrl + Enter 或 Alt + S
回复消息：R 或 Ctrl + R
在部分之间移动：Ctrl + Shift + 1（邮件）、Ctrl + Shift + 2（日历）...
将此邮件标记为垃圾邮件：J
快速分类：C
暂停，暂停消息：B

这些是 Outlook 中默认提供的快捷方式。也许您更习惯 Gmail 快捷方式？或者也许来自雅虎邮箱？转至设置 → 常规 → 辅助功能 → 键盘快捷键，您可以在其中选择要使用的快捷键。有关快捷方式的完整列表，请单击 ?或单击本部分中可用的链接。

更改 Outlook 的外观

在设置中，您将找到 Outlook 外观的特殊部分，您可以在其中更改各个元素的颜色、主题和布局。颜色和主题无法帮助您整理收件箱。如果您厌倦了默认外观，可以部分自定义它，但要小心不要因为颜色不同而错过未读消息。如果您之前习惯将未读消息显示为蓝色，但新主题将其变成粉红色，您可能会不小心忘记回复重要消息。

在“设置”→“邮件”→“布局”中，您将找到有关消息显示方式和位置的更多选项。您可以更改字体大小，以及是否希望邮件自动分类为“焦点”和“其他”、消息在对话中的显示方式（较新的在顶部、底部或完全分开）等等。

创建签名、取消或推迟发送

如果您使用 Outlook 进行工作，您可能已经使用了签名。如果您还没有，只需几个步骤即可创建一个 - 每封电子邮件回复都会看起来更专业。转到“设置”→“邮件”→“撰写和回复”，第一个选项是创建签名。除了文本之外，您还可以添加照片和网页链接。首先，设置一个默认签名，该签名将在您第一次发送消息时始终出现。例如，对于回复和转发消息，您可以创建更紧凑的签名，这样您就不会每次都用介绍性消息中已有的长文本和信息来打扰对话者。

下面，您可以打开创建消息时始终打开的密件抄送部分（隐藏收件人，英文密件抄送），更改默认字体，并设置可以取消发送消息的时间范围（最多 10 秒）。如果您想在经过时间后取消发送，请转到已发送的消息，单击最右侧的三点符号（三个）以打开更多选项。在底部，单击高级操作，然后 取消此消息。这并不一定意味着发送将被作废 - 这取决于邮件服务器以及收件人是否已经看到该消息、同意作废等。

在发送消息之前，您可以将其设置为稍后发送或在特定时间发送。您还可以使用我们在开头提到的规则来提供帮助，并创建一个规则，例如，每条消息都会延迟几分钟发送。如果您后来想起忘记在邮件中添加一些重要信息，或者拼错了收件人的姓名，这会很方便。