Računalništvo, telefonija
27.02.2021 01:00
Posodobljeno 1 mesec nazaj.

Deli z drugimi:

Share

Odprta vrata za digitalizacijo pogodb v gospodarstvu

Gospodarska zbornica Slovenije je prešla na digitalno pripravo, podpisovanje in shranjevanje pogodb s poslovnimi partnerji.
Gospodarska zbornica Slovenije zadnji dve leti pospešeno vlaga v digitalizacijo vseh ključnih poslovnih procesov.
Gospodarska zbornica Slovenije zadnji dve leti pospešeno vlaga v digitalizacijo vseh ključnih poslovnih procesov.

Priprava in podpisovanje pogodbe velja za enega najbolj dolgotrajnih in hkrati občutljivih delovnih postopkov, ki neposredno vpliva na poslovno uspešnost. V Gospodarski zbornici Slovenije so z namenom izboljšanja učinkovitosti in kakovosti upravljanja s pogodbami prešli na popolnoma digitaliziran postopek obvladovanja pogodb od priprave do arhiviranja, ki vključuje tudi digitalno podpisovanje. Rešitev so postavili v okviru Genisovega procesnega dokumentnega sistema eGenDoc, ki v GZS predstavlja platformo za digitalizacijo različnih delovnih postopkov, od nabave do potnih nalogov.

Uroš Snedic, direktor digitalizacije v Gospodarski zbornici Slovenije

Uroš Snedic, direktor digitalizacije v Gospodarski zbornici Slovenije

»V Gospodarski zbornici Slovenije smo v zadnjih dveh letih naredili velike korake pri digitalizaciji poslovanja, pri čimer smo postopoma digitalizirali ključne procese, ki povezujejo veliko število deležnikov. Z digitalizacijo obvladovanja pogodb smo v prvi vrsti izboljšali urejenost pogodbene dokumentacije in poenostavili izvajanje obligacijskih razmerij. Istočasno smo povečali hitrost samega procesa priprave, usklajevanja in podpisovanja pogodbenih dokumentov ter znižali stroške, povezane z izmenjavo in shranjevanjem papirne dokumentacijo.« Uroš Snedic, direktor za digitalizacijo v Gospodarski zbornici Slovenije.

Popolnoma digitaliziran proces

Digitalizacija obvladovanja pogodb v GZS vključuje več modulov procesnega dokumentnega sistema eGenDoc. Pogodbe v digitalni obliki nastanejo v modulu e-Procesi, kjer so, glede na tip pogodbe, oblikovani različni postopki priprave in potrjevanja. Pooblaščeni podpisniki pogodbe digitalno podpišejo z uporabo podpisne komponente GenDoxy in kvalificiranega digitalnega potrdila, shranjenega na računalniku. Na tak način je uporabnikom omogočeno, da za podpisovanje uporabijo digitalna potrdila, ki jih že uporabljajo pri drugih digitalnih storitvah, na primer eUprave. Digitalno podpisane pogodbe pošljejo partnerjem preko rešitve e-Pisarna za vodenje prejete in oddane pošte. Prek te rešitve evidentirajo tudi podpisane pogodbe, ki jih prejmejo v digitalni ali papirni obliki s strani pogodbenih partnerjev. Prejete pogodbe ne glede na obliko digitalno shranijo v registru pogodb in aneksov e-Pogodbe ter povežejo s postopkom priprave v e-Procesih.

Takšna izvedba procesa zagotavlja popolno revizijsko sledljivost pogodbe, od podlage za pripravo, izdelave in podpisovanja do uporabe v času trajanja pogodbe in nazadnje arhiviranja v zakonsko določenih rokih hrambe. Po prvih ocenah se z uvedbo digitalizacije postopka čas od priprave do podpisa pogodbe več kot prepolovi.

V Genisu načrtujejo razvoj dodatnega modula za izmenjavo digitalno podpisanih pogodb preko varne spletne skupnosti SimplDox. Povezava procesnega dokumentnega sistema e-GenDoc in skupnosti SimplDox bo omogočala neposredno izmenjavo in digitalno podpisovanje pogodb s strani partnerja v enovitem procesu. Ta bo vsem deležnikom zagotavljal najvišjo stopnjo zaupnost in varnosti ter popolno revizijsko sledljivost digitalnih pogodb, kot jo zahtevajo slovenska in EU-zakonodaja ter dobre poslovne prakse.

Članek je pripravljen v sodelovanju s partnerjem GENIS d.o.o.
Za več informacij so vam na voljo pri GENIS d.o.o.
Ob kontaktu povejte, da ste objavo zasledili v Računalniških novicah.

Želite biti obveščeni o novostih, ki jih pripravljamo s partnerjem GENIS d.o.o.? Vpišite svoj e-mail in se prijavite na BREZPLAČNE e-novice, od katerih se lahko kadarkoli odjavite.



Prijavi napako v članku