I migliori trucchi e suggerimenti per Microsoft Outlook

Nonne, nonni, zii, zie... quasi ognuno di noi ha usato Microsoft Word almeno una volta, e in ufficio non riusciamo nemmeno a immaginare come portare i nostri pensieri sullo schermo del computer senza di esso. Se desideri imparare un nuovo trucco, consulta il nostro elenco delle migliori funzionalità nascoste in Microsoft Word. PowerPoint è un altro programma che nel corso degli anni è diventato lo standard per la creazione di presentazioni. Alcuni usano anche Canvo, Google Slides e alternative simili, ma spesso incontrano problemi anche quando vogliono/hanno bisogno di esportare la loro presentazione in PowerPoint.

Poi arriviamo a Outlook. Ci sono molte alternative anche per questo (Gmail/Workspace, Thunderbird, eM Client...), e la maggior parte della posta aziendale passa ancora attraverso Outlook, che recentemente ha sostituito Windows Mail e ha un nuovo aspetto, lo stesso di quello che possiamo fare vedere su www.outlook.office.com. Dato che anche noi ci affidiamo ad esso per recapitare con successo la nostra posta, abbiamo raccolto alcuni trucchi utili per renderne l'utilizzo più semplice, veloce e, soprattutto, più trasparente. Alcuni sono disponibili solo per gli utenti aziendali, mentre altri possono essere utilizzati anche se utilizzi Outlook per gestire la posta privata.

Abbiamo utilizzato il nuovo Outlook per Windows. Se utilizzi una versione precedente, una funzionalità potrebbe mancare, trovarsi altrove o essere conosciuta con un nome diverso.

Aiutati con le regole di Outlook

Quanti messaggi ricevi al giorno? 10? 50? Forse 100? Alcuni sono decisamente inutili, ma continuano a intasare la tua casella di posta. Non molto spesso, ma potrebbe farti perdere un messaggio più importante. Le regole di Outlook hanno proprio lo scopo di garantire che i messaggi irrilevanti non vengano visualizzati nella casella di posta principale. Puoi anche creare regole arbitrarie per una migliore organizzazione dei messaggi di posta elettronica.

Apri Outlook come programma o in Web View. Clicca sull'icona dell'ingranaggio in alto a destra per accedere alle Impostazioni. Seleziona Posta e poi Regole dalle sezioni. Assegna un nome alla regola e specifica cosa vuoi che accada al messaggio in determinate condizioni.

Esempio: se sei o devi iscriverti a molte newsletter elettroniche settimanali, puoi ordinarle in una cartella speciale dove ti aspetteranno quando avrai tempo di leggerle. È possibile appuntare i messaggi importanti nella parte superiore della casella di posta e impostare condizioni come essere l'unico destinatario, contrassegnare il messaggio come importante, contenere informazioni aziendali riservate o, ad esempio, il nome del mittente.

Con i passaggi rapidi per un'organizzazione più rapida

I passaggi rapidi possono essere uno strumento utile se esegui frequentemente attività ripetitive in Outlook. Se ricevi spesso un messaggio dopo aver finito la cartella di lavoro, puoi creare un Passaggio rapido nelle impostazioni, con il quale sposterai il messaggio in una cartella speciale con un clic e risponderai con un testo personalizzato (ad esempio: "Grazie per il messaggio. Lo guarderò e lo modificherò domani mattina.") .

I passaggi rapidi possono essere preparati in anticipo in Impostazioni → Posta → Passaggi rapidi.

Usa le scorciatoie

Proprio come sei abituato a utilizzare le scorciatoie per aiutarti a formattare il testo in Word, puoi fare lo stesso in Outlook.

• Scrivi un nuovo messaggio: N o Ctrl + N
• Invia messaggio: Ctrl + Invio o Alt + S
• Rispondi al messaggio: R o Ctrl + R
• Spostarsi tra le sezioni: Ctrl + Maiusc + 1 (Posta), Ctrl + Maiusc + 2 (Calendario) ...
• Contrassegna questo messaggio come spam: J
• Categorizzazione rapida: C
• Posticipare, posticipare il messaggio: B

Queste sono scorciatoie disponibili per impostazione predefinita in Outlook. Forse sei più abituato alle scorciatoie di Gmail? O forse da Yahoo Mail? Vai su Impostazioni → Generali → Accessibilità → Scorciatoie da tastiera, dove puoi scegliere quali scorciatoie utilizzare. Per un elenco completo delle scorciatoie, fare clic su ? oppure clicca sul link a tua disposizione in questa sezione.

Cambia l'aspetto di Outlook

Nelle impostazioni troverai una sezione speciale per l'aspetto di Outlook, dove potrai modificare i colori, il tema e il layout dei singoli elementi. Colore e tema non ti aiuteranno a organizzare la tua casella di posta. Se sei stanco dell'aspetto predefinito, puoi personalizzarlo parzialmente, ma fai attenzione a non perdere un messaggio non letto a causa dei colori diversi. Se in precedenza eri abituato a far sì che i messaggi non letti fossero colorati di blu, ma il nuovo tema li colora di rosa, potresti dimenticarti accidentalmente di rispondere a un messaggio importante.

In Impostazioni → Posta → Layout troverai più opzioni su come vengono visualizzati i messaggi e dove. Puoi modificare la dimensione del carattere, nonché se desideri che la posta venga automaticamente classificata in Focus e Altro, il modo in cui i messaggi vengono visualizzati nella conversazione (più recenti in alto, in basso o completamente separati) e altro ancora.

Crea una firma, annulla o posticipa l'invio

Se usi Outlook per lavoro, probabilmente usi già una firma. Se non ne hai già uno, puoi crearne uno in pochi passaggi e ogni risposta via email avrà un aspetto più professionale. Vai su Impostazioni → Posta → Scrivi e rispondi e la prima opzione è creare firme. Oltre al testo, puoi anche aggiungere foto e collegamenti web. Innanzitutto, imposta una firma predefinita che sarà sempre presente la prima volta che invii un messaggio. Per le risposte e l'inoltro dei messaggi puoi, ad esempio, creare una firma più compatta, così da non disturbare ogni volta i tuoi interlocutori con testi lunghi e informazioni che hanno già nel messaggio di presentazione.

Di seguito, puoi attivare la sezione Ccn (nascondi destinatari, Ccn inglese) sempre attiva durante la creazione di messaggi, modificare il carattere predefinito e impostare l'intervallo di tempo in cui è possibile annullare l'invio di un messaggio (fino a 10 secondi). Se desideri annullare l'invio dopo il tempo trascorso, vai al messaggio inviato, fai clic sul simbolo dei tre punti (triplo) all'estrema destra per aprire più opzioni. In basso, fai clic su azioni avanzate e poi Cancella questo messaggio. Ciò non significa necessariamente che l'invio verrà annullato: dipende dal server di posta e dal fatto che il destinatario abbia già visto il messaggio, acconsentito all'annullamento, ecc.

Prima di inviare un messaggio, è possibile impostarlo in modo che venga inviato più tardi o a un'ora specifica. Puoi anche aiutarti con le regole di cui abbiamo parlato all'inizio e creare una regola in modo che, ad esempio, ogni messaggio venga inviato con un ritardo di qualche minuto. Questo può essere utile se in seguito ti ricordi di aver dimenticato di aggiungere alcune informazioni importanti al messaggio o di aver scritto male il nome del destinatario.

Crittografia dei messaggi

Microsoft Outlook offre due opzioni di crittografia principali per proteggere le comunicazioni e-mail: crittografia dei messaggi di Office 365 (OME) e estensioni di posta Internet sicure/multiuso (S/MIME). OME ti consente di inviare e-mail crittografate a qualsiasi indirizzo e-mail, indipendentemente dalla piattaforma di posta elettronica del destinatario.

S/MIME, invece, fornisce un livello di sicurezza più elevato crittografando i messaggi di posta elettronica e firmandoli digitalmente per l'autenticazione. Tuttavia, richiede che sia il mittente che il destinatario dispongano di un certificato S/MIME, il che potrebbe limitarne l'utilizzo. Pertanto, S/MIME è più sicuro ma meno flessibile di OME.

Outlook nasconde molti altri segreti

Abbiamo evidenziato solo alcune funzionalità e trucchi che possono tornarci utili e che utilizziamo anche in redazione. Non abbiamo ancora detto che puoi inserire un sondaggio ed elementi simili in un messaggio, codificare a colori i tuoi messaggi, creare riunioni e directory personalizzate.

Affidati a noi con i tuoi trucchi che rendono più semplice l'utilizzo di Outlook ogni giorno.