Najbolji trikovi i savjeti za Microsoft Outlook

Bake, djedovi, stričevi, tete... gotovo svatko od nas barem je jednom koristio Microsoft Word, a u uredu ne možemo ni zamisliti kako bez njega prenijeti svoje misli na zaslon računala. Ako želite naučiti novi trik, pogledajte naš popis najboljih skrivenih značajki u Microsoft Wordu. PowerPoint je još jedan program koji je tijekom godina postao standard za izradu prezentacija. Neki također koriste Canvo, Google Slides i slične alternative, ali i tada se često susreću s problemima kada žele/trebaju izvesti svoju prezentaciju u PowerPoint.

Zatim dolazimo do Outlooka. I za njega ima dosta alternativa (Gmail/Workspace, Thunderbird, eM Client...), a većina poslovne pošte i dalje teče kroz Outlook koji je nedavno zamijenio Windows Mail i dobio novi izgled, isti kao i mi pogledajte na www.outlook.office.com. Budući da se na njega oslanjamo i za uspješnu dostavu naše pošte, prikupili smo nekoliko korisnih trikova kako bi njegovo korištenje učinili lakšim, bržim i prije svega transparentnijim. Neki su dostupni samo poslovnim korisnicima, dok se drugi mogu koristiti čak i ako koristite Outlook za upravljanje privatnom poštom.

Koristili smo novi Outlook za Windows. Ako koristite stariju verziju, značajka možda nedostaje, nalazi se negdje drugdje ili je poznata pod drugim imenom.

Pomozite si Outlook pravilima

Koliko poruka dobivate dnevno? 10? 50? Možda 100? Neki su definitivno beskorisni, ali svejedno vam zatrpavaju pristiglu poštu. Ne baš često, ali zbog toga možete propustiti važniju poruku. Pravila programa Outlook namijenjena su upravo tome da se nebitne poruke ne pojavljuju u glavnom poštanskom sandučiću. Također možete kreirati proizvoljna pravila za bolju organizaciju e-mail poruka.

Otvorite Outlook kao program ili u web prikazu. Kliknite na ikonu zupčanika u gornjem desnom kutu kako biste došli do postavki. U odjeljcima odaberite Pošta, a zatim Pravila. Imenujte pravilo i odredite što želite da se dogodi poruci pod određenim uvjetima.

Primjer: Ako ste ili trebate biti pretplaćeni na mnogo tjednih e-biltena, možete ih razvrstati u posebnu mapu gdje će vas čekati kada budete imali vremena da ih pročitate. Važne poruke možete prikvačiti na vrh poštanskog sandučića i možete postaviti uvjete kao što je to da budete jedini primatelj, da poruka bude označena kao važna, da sadrži osjetljive poslovne podatke ili da uvjet bude ime pošiljatelja, na primjer.

Uz Quick steps do brže organizacije

Brzi koraci mogu biti zgodan alat ako često obavljate zadatke koji se ponavljaju u programu Outlook. Ako često dobivate poruku nakon što završite radnu bilježnicu, u postavkama možete kreirati Quick Step kojim ćete poruku jednim klikom premjestiti u posebnu mapu i odgovoriti na nju prilagođenim tekstom (primjerice: „Hvala za poruku. Pogledat ću je i urediti sutra ujutro.") .

Brze korake možete pripremiti unaprijed u Postavke → Pošta → Brzi koraci.

Koristite prečace

Baš kao što ste navikli koristiti prečace koji vam pomažu u oblikovanju teksta u Wordu, isto možete učiniti u Outlooku.

• Sastavite novu poruku: N ili Ctrl + N
• Slanje poruke: Ctrl + Enter ili Alt + S
• Odgovor na poruku: R ili Ctrl + R
• Kretanje između odjeljaka: Ctrl + Shift + 1 (pošta), Ctrl + Shift + 2 (kalendar) ...
• Označi ovu poruku kao spam: J
• Brza kategorizacija: C
• Odgodi, odgodi poruku: B

Ovo su prečaci koji su prema zadanim postavkama dostupni u programu Outlook. Možda ste više navikli na Gmail prečace? Ili možda s Yahoo Mail-a? Idite na Postavke → Općenito → Pristupačnost → Tipkovnički prečaci, gdje možete odabrati koje ćete prečace koristiti. Za potpuni popis prečaca kliknite ? ili kliknite na poveznicu koja vam je dostupna u ovom odjeljku.

Promijenite izgled i dojam Outlooka

U postavkama ćete pronaći poseban odjeljak za izgled Outlooka, gdje možete mijenjati boje, temu i izgled pojedinih elemenata. Boja i tema neće vam pomoći u organizaciji pristigle pošte. Ako vam je dosadio zadani izgled, možete ga djelomično prilagoditi, ali pazite da zbog različitih boja ne propustite nepročitanu poruku. Ako ste prije bili navikli da nepročitane poruke budu obojene plavom bojom, ali ih nova tema pretvara u ružičastu, možda ste slučajno zaboravili odgovoriti na važnu poruku.

U Postavke → Pošta → Izgled pronaći ćete više opcija za način na koji se poruke prikazuju i gdje. Možete promijeniti veličinu fonta, kao i želite li da se pošta automatski kategorizira u Fokus i Ostalo, kako se poruke pojavljuju u razgovoru (novije na vrhu, na dnu ili potpuno odvojeno) i više.

Napravite potpis, otkažite ili odgodite slanje

Ako koristite Outlook za posao, vjerojatno već koristite potpis. Ako ga već nemate, možete ga izraditi u samo nekoliko koraka – i svaki će odgovor na e-poštu izgledati profesionalnije. Idite na Postavke → Pošta → Sastavi i odgovori, a prva opcija je stvaranje potpisa. Osim teksta, također možete dodati fotografije i web poveznice. Prvo postavite zadani potpis koji će uvijek biti prisutan kada prvi put pošaljete poruku. Za odgovore i prosljeđivanje poruka možete, primjerice, napraviti kompaktniji potpis, kako ne biste svaki put gnjavili sugovornike dugim tekstom i informacijama koje već imaju u uvodnoj poruci.

U nastavku možete omogućiti da Bcc odjeljak bude uvijek uključen prilikom kreiranja poruka, promijeniti zadani font i postaviti vremenski raspon u kojem možete otkazati slanje poruke (do 10 sekundi). Ako nakon proteklog vremena želite poništiti slanje, idite na poslanu poruku, kliknite na simbol tri točke (trojka) krajnje desno kako biste otvorili više opcija. Pri dnu kliknite na napredne radnje, a zatim Otkaži ovu poruku. To ne znači nužno da će slanje biti poništeno - ovisi o poslužitelju e-pošte i je li primatelj već vidio poruku, pristao na poništavanje itd.

Prije slanja poruke možete postaviti da se pošalje kasnije ili u određeno vrijeme. Kao pomoć možete koristiti i pravila koja smo spomenuli na početku, te izraditi pravilo tako da se npr. svaka poruka šalje s odgodom od nekoliko minuta. Ovo može biti zgodno ako se kasnije sjetite da ste zaboravili dodati neki važan podatak poruci ili ste krivo napisali ime primatelja.

Šifriranje poruka

Microsoft Outlook nudi dvije glavne opcije šifriranja za zaštitu komunikacije putem e-pošte: Office 365 Šifriranje poruka (OME) i Sigurna/višenamjenska proširenja internetske pošte (S/MIME). OME vam omogućuje slanje šifrirane e-pošte na bilo koju adresu e-pošte, bez obzira na platformu e-pošte primatelja.

S/MIME, s druge strane, pruža višu razinu sigurnosti šifriranjem poruka e-pošte i njihovim digitalnim potpisivanjem za provjeru autentičnosti. Međutim, zahtijeva da i pošiljatelj i primatelj imaju S/MIME certifikat, što može ograničiti njegovu upotrebu. Stoga je S/MIME sigurniji, ali manje fleksibilan od OME-a.

Outlook krije još mnogo tajni

Izdvojili smo samo neke mogućnosti i trikove koji mogu biti od koristi, a koje koristimo i u redakciji. Još nismo spomenuli da u poruku možete umetnuti anketu i slične elemente, kodirati svoje poruke bojama, kreirati sastanke i personalizirane imenike.

Povjerite nam svoje trikove koji olakšavaju svakodnevnu upotrebu Outlooka.