Les meilleurs trucs et astuces pour Microsoft Word

La plupart des utilisateurs de Word ne réalisent pas la puissance de l'application ni le nombre de fonctionnalités dont elle dispose au-delà des simples commandes d'édition que nous connaissons tous. Prendre le temps d'explorer les recoins les plus obscurs de Word peut rendre le programme encore plus utile. Si vous utilisez souvent ces astuces, vous pourriez commencer à vous demander comment vous avez pu vivre sans elles.

Voyons donc quelles sont les meilleures astuces pour Microsoft Word.

Utilisez le bouton Afficher tout pour afficher les sauts de ligne

Si vous envisagez de créer quelque chose de plus complexe et plus long que des paragraphes de base, comme un CV, la fonction « ¶ » peut être votre meilleure amie. La fonctionnalité Afficher tout révèle les marques de paragraphe et autres symboles de formatage cachés. C'est un excellent moyen de s'assurer que tous les espacements sont corrects et cohérents. Vous trouverez la fonction dans la section Base et la sous-section Paragraphe. Recherchez le symbole « ¶ » ou utilisez le raccourci Ctrl + Shift+ (.

Les balises ne sont pas trop intrusives et ne devraient pas gêner votre édition et votre écriture.

Convertir des PDF en documents Word modifiables

Vouliez-vous modifier le texte d'un document PDF et vous ne le pouviez pas ? Vous pouvez ouvrir n'importe quel fichier PDF dans Word. Cliquez avec le bouton droit sur le document PDF que vous souhaitez modifier et sélectionnez Utiliser pour l'ouvrir. Parmi la liste des programmes pris en charge, recherchez Word, qui convertira automatiquement le PDF au format .docx, vous permettant ainsi de modifier le texte. Cela peut être utile lorsque le document PDF ne vous permet pas de le modifier.

Convertir un document Word en PDF

Tout comme vous pouvez convertir n'importe quel PDF en .docx, vous pouvez convertir n'importe quel Word en PDF. Le processus est très simple. Sélectionnez la fonction d'enregistrement Enregistrer sous et choisissez parmi un certain nombre d'options, y compris le format PDF, dans le menu déroulant.

Signez votre nom sur n'importe quel document

La signature électronique est le moyen le plus pratique de signer des documents numériques. Nous vous recommandons de l'organiser immédiatement si ce n'est pas déjà fait. À moins que cela ne vous dérange pas d’imprimer des documents, de les signer à la main, puis de les numériser sous forme numérique.

Si vous ne disposez pas de signature électronique, vous pouvez prendre une photo de votre signature manuscrite, la télécharger sur votre ordinateur et choisir votre photo parmi les signatures du document PDF. Alternativement, dans Word, dans la section Insertion, sélectionnez Formes > Lignes > l'icône de coche (la dernière de la ligne). Votre curseur se transformera en outil de dessin. Cliquez et faites glisser la souris dans l'ordre pour dessiner votre signature. Cela demandera beaucoup de pratique, sinon tout cela ressemblera vraiment à de la merde. Une fois que vous êtes satisfait de votre signature, Word la convertira automatiquement en image, que vous pourrez ensuite déplacer dans le texte et redimensionner.

Si vous disposez d’un écran tactile ou d’un support e-pen, il sera beaucoup plus facile de créer une signature légitime.

Protéger les documents privés avec un mot de passe

Étant donné à quel point il est devenu courant de travailler à domicile, vous pouvez avoir sur votre ordinateur personnel des documents auxquels vous ne souhaitez peut-être pas que tout le monde ait accès. Microsoft Word vous permet de protéger davantage chaque document avec un mot de passe. De cette façon, toute personne ayant accès à votre ordinateur ou à votre dossier partagé devra obtenir un mot de passe de votre part si elle souhaite accéder à un document confidentiel.

Dans la barre d'outils, sélectionnez Fichier > Informations > Protection du document > Protéger le document > Chiffrer avec un mot de passe. Choisissez un mot de passe, mais veillez à ne pas le perdre, car la récupération est impossible. Dans la même section, vous pouvez également limiter ce que les autres utilisateurs peuvent modifier et ajouter une signature numérique invisible qui garantira l'intégrité du document.

Utilisez la recherche intelligente pour rechercher des mots et des sujets en ligne

Microsoft Word dispose d'une fonctionnalité pratique qui vous permet de naviguer sur le Web sans réduire le document sur lequel vous travaillez. Tout ce que vous avez à faire est de mettre en surbrillance le mot ou la phrase que vous souhaitez rechercher en ligne, de cliquer dessus avec le bouton droit et de sélectionner Rechercher. Une barre latérale avec les meilleurs résultats de recherche apparaîtra. Cela vous évitera de changer constamment d'onglet et de rechercher dans d'innombrables onglets dans Chrome, Firefox ou Edge.

Saviez-vous que Microsoft Word possède son propre traducteur ?

Pour traduire du texte dans une autre langue, tout ce que vous avez à faire est de sélectionner le texte, de cliquer dessus avec le bouton droit et d'appuyer sur Traduire dans Word. Microsoft Translator apparaîtra, où vous pourrez choisir la langue dans laquelle vous souhaitez que la traduction soit effectuée. Vous pouvez ensuite insérer le texte traduit dans le document en cliquant sur le bouton Insérer. Il peut traduire des mots individuels ou des phrases entières. C'est un outil très pratique, mais ne vous attendez pas à traduire des documents entiers avec. Il est davantage destiné aux traductions sur place.

Utilisez la touche Ctrl pour sélectionner des phrases entières

Avec les raccourcis, vous pouvez accélérer considérablement l'édition de phrases individuelles ou de plusieurs lignes de texte à différentes extrémités du document.

En maintenant la touche Ctrl enfoncée et en cliquant sur un mot spécifique, la phrase entière dans laquelle il apparaît sera mise en surbrillance. Si vous continuez à maintenir la touche Ctrl enfoncée, vous pouvez faire glisser la souris sur d'autres mots ou lignes, même s'ils n'ont aucun rapport et sont situés à l'autre extrémité du texte. Cela vous permet de modifier tout le texte sélectionné en même temps.

Comment récupérer un document Microsoft Word non enregistré ?

Si vous avez déjà perdu tout votre travail parce que vous n'avez pas enregistré un document, vous comprenez à quel point c'est pénible. Heureusement, Word propose plusieurs moyens pour vous aider à retrouver des documents perdus et non enregistrés.

Avant de commencer à parcourir les différents dossiers et sous-dossiers, utilisez le moteur de recherche Windows. Sur votre ordinateur, ouvrez la barre de recherche en appuyant sur la touche Windows et saisissez le nom du document. Si le document apparaît dans la liste des résultats, vous pouvez l'ouvrir et l'enregistrer dans un emplacement plus visible. Avec le même moteur de recherche, vous pouvez également rechercher des fichiers enregistrés temporairement. Tapez .tmp (y compris le point) dans la barre de recherche et recherchez les noms de fichiers qui correspondent aux dates et heures de dernière modification du document que vous étiez en train de modifier.

Parfois, Microsoft Word enregistre une copie de sauvegarde d'un fichier sans votre demande. Ouvrez le dossier dans lequel votre document a été enregistré pour la dernière fois et recherchez un fichier se terminant par .wbk ou WBK. Il s'agit d'un type de fichier associé aux sauvegardes Word.

Word dispose également d'une fonction intégrée pour récupérer des documents non enregistrés. Cliquez sur Fichier > Informations > Gestion des documents > Restaurer les documents non enregistrés. Par défaut, les documents non enregistrés sont stockés dans C:\Users\YourUsername\AppData\Roaming\Microsoft\Word\.

Astuces et raccourcis pratiques

• Maj + F3: basculer entre les majuscules et les minuscules du mot sélectionné ou de la phrase entière
• Ctrl + Y: répétez le dernier mot
• Maj + F5: raccourci pour revenir au dernier endroit où vous avez modifié le texte
• Ctrl + W: ferme le document
• Ctrl + B: texte en gras
• Ctrl + I : texte en italique
• Ctrl+U : texte souligné
• Ctrl + Alt + S: divise la fenêtre du document
• F12 : Enregistrer sous
• Ctrl+K : insérer un lien
• Ctrl + Maj + Flèche : marque chaque mot