Los mejores trucos y consejos para Microsoft Word

La mayoría de los usuarios de Word no se dan cuenta de lo poderosa que es la aplicación o de cuántas funciones tiene más allá de los simples comandos de edición con los que todos estamos familiarizados. Tomarse el tiempo para explorar los rincones más oscuros de Word puede hacer que el programa sea aún más útil. Si utiliza estos trucos con frecuencia, es posible que empiece a preguntarse cómo pudo vivir sin ellos.

Así que veamos cuáles son los mejores trucos para Microsoft Word.

Utilice el botón Mostrar todo para mostrar saltos de línea

Si planeas crear algo más complejo y más largo que párrafos básicos, como un currículum, la función “¶” puede ser tu mejor amiga. La función Mostrar todo revela marcas de párrafo y otros símbolos de formato ocultos. Esta es una excelente manera de asegurarse de que todo el espaciado sea correcto y consistente. Encontrará la función en la sección Básico y en la subsección Párrafo. Busque el símbolo “¶” o use el atajo Ctrl + Shift+ (.

Las etiquetas no son demasiado molestas y no deberían interferir con su edición y escritura.

Convierta archivos PDF en documentos de Word editables

¿Querías editar texto dentro de un documento PDF y no pudiste? Puede abrir cualquier archivo PDF en Word. Haga clic derecho en el documento PDF que desea editar y seleccione Usar para abrir. Entre la lista de programas compatibles, busque Word, que convertirá automáticamente el PDF al formato .docx, permitiéndole editar el texto. Esto puede resultar útil cuando el documento PDF no permite editarlo.

Convertir un documento de Word a PDF

Así como puedes convertir cualquier PDF a .docx, puedes convertir cualquier Word a PDF. El proceso es muy simple. Seleccione la función de guardar Guardar como y elija entre varias opciones, incluido el formato PDF, en el menú desplegable.

Firma tu nombre en cualquier documento

La firma electrónica es la forma más cómoda de firmar documentos digitales. Le recomendamos que lo organice de inmediato si aún no lo ha hecho. A menos que no le importe imprimir documentos, firmarlos a mano y luego escanearlos nuevamente en formato digital.

Si no tienes firma electrónica, puedes tomar una fotografía de tu firma manuscrita, descargarla a tu computadora y elegir tu fotografía entre las firmas del documento PDF. Alternativamente, en Word, en la sección Insertar, seleccione Formas > Líneas > el icono de marca de verificación (el último de la fila). Su cursor cambiará a una herramienta de dibujo. Haga clic y arrastre el mouse en secuencia para dibujar su firma. Se necesitará mucha práctica, de lo contrario todo parecerá una mierda. Una vez que esté satisfecho con su firma, Word la convertirá automáticamente en una imagen, que luego podrá mover por el texto y cambiar su tamaño.

Si tiene una pantalla táctil o soporte para lápiz electrónico, será mucho más fácil crear una firma legítima.

Proteger documentos privados con contraseña

Dado lo común que se ha vuelto trabajar desde casa, es posible que tenga documentos en la computadora de su hogar a los que no desee que todos tengan acceso. Microsoft Word le permite proteger aún más cada documento con una contraseña. De esta manera, cualquier persona que tenga acceso a su computadora o carpeta compartida necesitará obtener una contraseña suya si desea acceder a un documento confidencial.

En la barra de herramientas, seleccione Archivo > Información > Protección de documentos > Proteger documento > Cifrar con contraseña. Elija una contraseña, pero tenga cuidado de no perderla, ya que la recuperación es imposible. En la misma sección, también puedes limitar lo que otros usuarios pueden editar y agregar una firma digital invisible que asegurará la integridad del documento.

Utilice la búsqueda inteligente para buscar palabras y temas en línea

Microsoft Word tiene una función útil que le permite navegar por la web sin minimizar el documento en el que está trabajando. Todo lo que tienes que hacer es resaltar la palabra o frase que deseas buscar en línea, hacer clic derecho sobre ella y seleccionar Buscar. Aparecerá una barra lateral con los mejores resultados de búsqueda. Esto le evitará cambiar constantemente entre pestañas y buscar en innumerables pestañas en Chrome, Firefox o Edge.

¿Sabías que Microsoft Word tiene su propio traductor?

Para traducir texto a otro idioma, todo lo que tiene que hacer es seleccionar el texto, hacer clic derecho sobre él y tocar Traducir en Word. Aparecerá Microsoft Translator, donde podrás elegir en qué idioma quieres que esté la traducción. Luego puede insertar el texto traducido en el documento haciendo clic en el botón Insertar. Puede traducir palabras individuales u oraciones completas. Es una herramienta muy útil, pero no esperes traducir documentos completos con ella. Está destinado más bien a traducciones sobre el terreno.

Utilice la tecla Ctrl para seleccionar frases completas

Con los atajos, puede acelerar significativamente la edición de oraciones individuales o varias líneas de texto en diferentes extremos del documento.

Si mantiene presionada la tecla Ctrl y hace clic en una palabra específica, se resaltará toda la oración en la que aparece. Si continúa presionando la tecla Ctrl, puede arrastrar el mouse sobre otras palabras o líneas, incluso si no están relacionadas y están ubicadas en el otro extremo del texto. Esto le permite editar todo el texto seleccionado a la vez.

¿Cómo recuperar un documento de Microsoft Word no guardado?

Si alguna vez perdió todo su trabajo porque no guardó un documento, comprende lo doloroso que es. Afortunadamente, Word tiene bastantes formas de ayudarle a encontrar documentos perdidos y no guardados.

Antes de comenzar a navegar por las distintas carpetas y subcarpetas, utilice el motor de búsqueda de Windows. En su computadora, abra la barra de búsqueda presionando la tecla de Windows e ingrese el nombre del documento. Si el documento aparece en la lista de resultados, puede abrirlo y guardarlo en una ubicación más visible. Con el mismo motor de búsqueda, también puedes buscar archivos guardados temporalmente. Escriba .tmp (incluido el punto) en la barra de búsqueda y busque nombres de archivos que coincidan con las fechas y horas de la última edición del documento que estaba editando.

A veces, Microsoft Word guardará una copia de seguridad de un archivo sin que usted se lo solicite. Abra la carpeta donde se guardó su documento por última vez y busque un archivo que termine en .wbk o WBK. Este es un tipo de archivo asociado con las copias de seguridad de Word.

Word también tiene una función integrada para recuperar documentos no guardados. Haga clic en Archivo > Información > Gestión de documentos > Restaurar documentos no guardados. De forma predeterminada, los documentos no guardados se almacenan en C:\Users\YourUsername\AppData\Roaming\Microsoft\Word\.

Trucos y atajos útiles

• Mayús + F3: cambia entre mayúsculas y minúsculas de la palabra seleccionada o de la frase completa
• Ctrl + Y: repite la última palabra
• Mayús + F5: acceso directo para regresar al último lugar donde editó el texto
• Ctrl + W: cerrar el documento
• Ctrl + B: texto en negrita
• Ctrl + I: texto en cursiva
• Ctrl + U: texto subrayado
• Ctrl + Alt + S: divide la ventana del documento
• F12: Guardar como
• Ctrl + K: Insertar el link
• Ctrl + Mayús + Flecha: marca cada palabra