Los mejores trucos y consejos para Microsoft Outlook

Abuelas, abuelos, tíos, tías... casi todos hemos usado Microsoft Word al menos una vez, y en la oficina ni siquiera podemos imaginar cómo plasmar nuestros pensamientos en la pantalla del ordenador sin él. Si desea aprender un nuevo truco, consulte nuestra lista de las mejores funciones ocultas en Microsoft Word. PowerPoint es otro programa que se ha convertido a lo largo de los años en el estándar para crear presentaciones. Algunos también usan Canvo, Google Slides y alternativas similares, pero a menudo también enfrentan problemas cuando quieren o necesitan exportar su presentación a PowerPoint.

Luego llegamos a Outlook. También hay muchas alternativas (Gmail/Workspace, Thunderbird, eM Client...), y la mayor parte del correo empresarial todavía fluye a través de Outlook, que recientemente reemplazó a Windows Mail y obtuvo una nueva apariencia, la misma que la que podemos usar nosotros. ver en www.outlook.office.com. Como también dependemos de él para entregar con éxito nuestro correo, hemos recopilado algunos trucos útiles para que su uso sea más fácil, rápido y, sobre todo, transparente. Algunos sólo están disponibles para usuarios empresariales, mientras que otros pueden usarse incluso si usa Outlook para administrar el correo privado.

Usamos el nuevo Outlook para Windows. Si está utilizando una versión anterior, es posible que falte una función, que esté ubicada en otro lugar o que se la conozca con un nombre diferente.

Ayúdate con las reglas de Outlook

¿Cuántos mensajes recibes por día? 10? 50? ¿Quizás 100? Algunos son definitivamente inútiles, pero aún así ensucian tu bandeja de entrada. No muy a menudo, pero puede hacer que te pierdas un mensaje más importante. Las reglas de Outlook están destinadas precisamente a garantizar que no aparezcan mensajes irrelevantes en el buzón principal. También puede crear reglas arbitrarias para una mejor organización de los mensajes de correo electrónico.

Abra Outlook como programa o en Vista web. Haga clic en el ícono de ajustes en la parte superior derecha para acceder a Configuración. Seleccione Correo y luego Reglas en las secciones. Asigne un nombre a la regla y especifique qué desea que suceda con el mensaje bajo ciertas condiciones.

Ejemplo: si está o necesita suscribirse a muchos boletines electrónicos semanales, puede ordenarlos en una carpeta especial donde lo estarán esperando cuando tenga tiempo de leerlos. Puede fijar mensajes importantes en la parte superior del buzón y puede establecer condiciones como ser el único destinatario, que el mensaje se marque como importante, que contenga información comercial confidencial o que la condición sea el nombre del remitente, por ejemplo.

Con pasos rápidos para una organización más rápida

Quick Steps puede ser una herramienta útil si realiza con frecuencia tareas repetitivas en Outlook. Si recibes un mensaje con frecuencia después de terminar tu libro, puedes crear un Paso Rápido en la configuración, con el que moverás el mensaje a una carpeta especial con un clic y responderás con un texto personalizado (por ejemplo: "Gracias para el mensaje. Lo miraré y editaré mañana por la mañana").

Los pasos rápidos se pueden preparar con anticipación en Configuración → Correo → Pasos rápidos.

Usar atajos

Así como estás acostumbrado a usar atajos para ayudarte a formatear el texto en Word, puedes hacer lo mismo en Outlook.

• Redactar un mensaje nuevo: N o Ctrl + N
• Enviar mensaje: Ctrl + Enter o Alt + S
• Responder al mensaje: R o Ctrl + R
• Moverse entre secciones: Ctrl + Shift + 1 (Correo), Ctrl + Shift + 2 (Calendario)...
• Marcar este mensaje como spam: J
• Categorización rápida: C
• Posponer, posponer mensaje: B

Estos son atajos que están disponibles de forma predeterminada en Outlook. ¿Quizás estás más acostumbrado a los atajos de Gmail? ¿O tal vez del correo de Yahoo? Vaya a Configuración → General → Accesibilidad → Atajos de teclado, donde puede elegir qué atajos usar. Para obtener una lista completa de atajos, haga clic en ? o haga clic en el enlace disponible para usted en esta sección.

Cambiar la apariencia de Outlook

En la configuración encontrará una sección especial para la apariencia de Outlook, donde puede cambiar los colores, el tema y el diseño de elementos individuales. El color y el tema no te ayudarán a organizar tu bandeja de entrada. Si está cansado del aspecto predeterminado, puede personalizarlo parcialmente, pero tenga cuidado de no perderse ningún mensaje no leído debido a los diferentes colores. Si anteriormente estaba acostumbrado a que los mensajes no leídos fueran de color azul, pero el nuevo tema los vuelve rosa, es posible que accidentalmente se olvide de responder a un mensaje importante.

En Configuración → Correo → Diseño encontrará más opciones sobre cómo se muestran los mensajes y dónde. Puede cambiar el tamaño de fuente, así como si desea que el correo se clasifique automáticamente en Enfoque y Otros, cómo aparecen los mensajes en la conversación (los más nuevos en la parte superior, inferior o completamente separados) y más.

Crear una firma, cancelar o posponer el envío

Si usa Outlook para trabajar, probablemente ya use una firma. Si aún no tiene uno, puede crear uno en unos pocos pasos y cada respuesta por correo electrónico se verá más profesional. Vaya a Configuración → Correo → Redactar y responder y la primera opción es crear firmas. Además del texto, también puedes agregar fotos y enlaces web. Primero, configure una firma predeterminada que siempre estará presente la primera vez que envíe un mensaje. Para responder y reenviar mensajes, puede, por ejemplo, crear una firma más compacta, para no molestar a sus interlocutores cada vez con textos largos e información que ya tienen en el mensaje de presentación.

A continuación, puede habilitar la sección CCO para que esté siempre activa al crear mensajes, cambiar la fuente predeterminada y establecer el rango de tiempo en el que puede cancelar el envío de un mensaje (hasta 10 segundos). Si desea deshacer el envío después del tiempo transcurrido, vaya al mensaje enviado, haga clic en el símbolo de tres puntos (triple) en el extremo derecho para abrir más opciones. En la parte inferior, haga clic en acciones avanzadas y luego Cancelar este mensaje. No significa necesariamente que el envío se anulará; depende del servidor de correo y de si el destinatario ya vio el mensaje, aceptó la anulación, etc.

Antes de enviar un mensaje, puede configurarlo para que se envíe más tarde o en un momento específico. También puedes utilizar las reglas que mencionamos al principio como ayuda, y crear una regla para que, por ejemplo, cada mensaje se envíe con un retraso de unos minutos. Esto puede resultar útil si luego recuerda que olvidó agregar algún dato importante al mensaje o que escribió mal el nombre del destinatario.

Cifrado de mensajes

Microsoft Outlook ofrece dos opciones de cifrado principales para proteger las comunicaciones por correo electrónico: Cifrado de mensajes de Office 365 (OME) y Extensiones seguras/multipropósito de correo de Internet (S/MIME). OME le permite enviar correos electrónicos cifrados a cualquier dirección de correo electrónico, independientemente de la plataforma de correo electrónico del destinatario.

S/MIME, por otro lado, proporciona un mayor nivel de seguridad al cifrar mensajes de correo electrónico y firmarlos digitalmente para autenticación. Sin embargo, requiere que tanto el remitente como el destinatario tengan un certificado S/MIME, lo que puede limitar su uso. Por tanto, S/MIME es más seguro pero menos flexible que OME.

Outlook esconde muchos más secretos

Hemos destacado sólo algunas funciones y trucos que pueden resultar útiles y que también utilizamos en la redacción. Aún no hemos mencionado que puede insertar una encuesta y elementos similares en un mensaje, codificar sus mensajes con colores, crear reuniones y directorios personalizados.

Confíanos tus trucos que hacen que usar Outlook sea más fácil cada día.