Die besten Tricks und Tipps für Microsoft Word

Den meisten Word-Benutzern ist nicht bewusst, wie leistungsstark die Anwendung ist oder wie viele Funktionen sie über die einfachen Bearbeitungsbefehle hinaus bietet, mit denen wir alle vertraut sind. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, die unbekannteren Ecken von Word zu erkunden, kann das Programm noch nützlicher werden. Wenn Sie diese Tricks häufig anwenden, fragen Sie sich vielleicht, wie Sie jemals ohne sie gelebt haben.

Sehen wir uns also an, was die besten Tricks für Microsoft Word sind.

Verwenden Sie die Schaltfläche „Alle anzeigen“, um Zeilenumbrüche anzuzeigen

Wenn Sie vorhaben, etwas zu erstellen, das komplexer und länger als einfache Absätze ist, beispielsweise ein Lebenslauf, kann die Funktion „¶“ Ihr bester Freund sein. Die Funktion „Alle anzeigen“ zeigt Absatzmarken und andere versteckte Formatierungssymbole an. Dies ist eine hervorragende Möglichkeit, um sicherzustellen, dass alle Abstände korrekt und konsistent sind. Sie finden die Funktion im Abschnitt „Basis“ und im Unterabschnitt „Absatz“. Suchen Sie nach dem „¶“-Symbol oder verwenden Sie die Tastenkombination Strg + Umschalt + (.

Die Tags sind nicht zu aufdringlich und sollten Sie beim Bearbeiten und Schreiben nicht behindern.

Konvertieren Sie PDFs in bearbeitbare Word-Dokumente

Wollten Sie Text in einem PDF-Dokument bearbeiten und konnten es nicht? Sie können jede PDF-Datei in Word öffnen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das PDF-Dokument, das Sie bearbeiten möchten, und wählen Sie „Zum Öffnen verwenden“ aus. Suchen Sie in der Liste der unterstützten Programme nach Word, das die PDF-Datei automatisch in das DOCX-Format konvertiert, sodass Sie den Text bearbeiten können. Dies kann nützlich sein, wenn das PDF-Dokument keine Bearbeitung zulässt.

Konvertieren Sie ein Word-Dokument in ein PDF

So wie Sie jedes PDF in .docx konvertieren können, können Sie jedes Word in PDF konvertieren. Der Vorgang ist sehr einfach. Wählen Sie die Speicherfunktion „Speichern unter“ und wählen Sie aus dem Dropdown-Menü aus einer Reihe von Optionen, einschließlich des PDF-Formats.

Unterschreiben Sie jedes Dokument mit Ihrem Namen

Die elektronische Signatur ist die bequemste Möglichkeit, digitale Dokumente zu signieren. Wir empfehlen Ihnen, dies umgehend zu veranlassen, falls Sie dies noch nicht getan haben. Es sei denn, es macht Ihnen nichts aus, Dokumente auszudrucken, sie handschriftlich zu unterschreiben und sie dann wieder in digitale Form einzuscannen.

Wenn Sie keine elektronische Signatur haben, können Sie ein Foto Ihrer handschriftlichen Unterschrift machen, es auf Ihren Computer herunterladen und Ihr Bild aus den Unterschriften im PDF-Dokument auswählen. Alternativ können Sie in Word im Abschnitt „Einfügen“ „Formen“ > „Linien“ > das Häkchensymbol (das letzte in der Zeile) auswählen. Ihr Cursor verwandelt sich in ein Zeichenwerkzeug. Klicken und ziehen Sie die Maus nacheinander, um Ihre Signatur zu zeichnen. Es erfordert viel Übung, sonst sieht das Ganze wirklich nur beschissen aus. Sobald Sie mit Ihrer Signatur zufrieden sind, wandelt Word sie automatisch in ein Bild um, das Sie dann im Text verschieben und in der Größe ändern können.

Wenn Sie über einen Touchscreen oder E-Pen-Unterstützung verfügen, ist es viel einfacher, eine legitime Signatur zu erstellen.

Schützen Sie private Dokumente mit einem Passwort

Angesichts der Tatsache, dass die Arbeit von zu Hause aus mittlerweile weit verbreitet ist, befinden sich möglicherweise Dokumente auf Ihrem Heimcomputer, auf die nicht jeder Zugriff haben soll. Mit Microsoft Word können Sie jedes Dokument zusätzlich mit einem Passwort schützen. Auf diese Weise muss jeder, der Zugriff auf Ihren Computer oder freigegebenen Ordner hat, ein Passwort von Ihnen erhalten, wenn er auf ein vertrauliches Dokument zugreifen möchte.

Wählen Sie in der Symbolleiste Datei > Informationen > Dokumentenschutz > Dokument schützen > Mit Passwort verschlüsseln. Wählen Sie ein Passwort, aber achten Sie darauf, es nicht zu verlieren, da eine Wiederherstellung nicht möglich ist. Im selben Abschnitt können Sie auch die Bearbeitungsmöglichkeiten anderer Benutzer einschränken und eine unsichtbare digitale Signatur hinzufügen, die die Integrität des Dokuments gewährleistet.

Verwenden Sie die intelligente Suche, um Wörter und Themen online zu finden

Microsoft Word verfügt über eine praktische Funktion, mit der Sie im Internet surfen können, ohne das Dokument, an dem Sie arbeiten, zu verkleinern. Sie müssen lediglich das Wort oder die Phrase markieren, nach der Sie online suchen möchten, mit der rechten Maustaste darauf klicken und „Suchen“ auswählen. Es erscheint eine Seitenleiste mit den Top-Suchergebnissen. Dies erspart Ihnen das ständige Wechseln der Tabs und das Durchsuchen unzähliger Tabs in Chrome, Firefox oder Edge.

Wussten Sie, dass Microsoft Word über einen eigenen Übersetzer verfügt?

Um Text in eine andere Sprache zu übersetzen, müssen Sie lediglich den Text auswählen, mit der rechten Maustaste darauf klicken und auf „In Word übersetzen“ tippen. Es erscheint Microsoft Translator, in dem Sie auswählen können, in welche Sprache die Übersetzung erfolgen soll. Anschließend können Sie den übersetzten Text in das Dokument einfügen, indem Sie auf die Schaltfläche „Einfügen“ klicken. Es kann einzelne Wörter oder ganze Sätze übersetzen. Es ist ein sehr praktisches Tool, aber erwarten Sie nicht, dass Sie damit ganze Dokumente übersetzen können. Es ist eher für Übersetzungen vor Ort gedacht.

Verwenden Sie die Strg-Taste, um ganze Sätze auszuwählen

Mit Verknüpfungen können Sie die Bearbeitung einzelner Sätze oder mehrerer Textzeilen an verschiedenen Enden des Dokuments deutlich beschleunigen.

Wenn Sie die Strg-Taste gedrückt halten und auf ein bestimmtes Wort klicken, wird der gesamte Satz hervorgehoben, in dem es vorkommt. Wenn Sie weiterhin die Strg-Taste gedrückt halten, können Sie die Maus über andere Wörter oder Zeilen ziehen, auch wenn diese nichts miteinander zu tun haben und sich am anderen Ende des Textes befinden. Dadurch können Sie den gesamten ausgewählten Text auf einmal bearbeiten.

Wie kann ich ein nicht gespeichertes Microsoft Word-Dokument wiederherstellen?

Wenn Sie jemals Ihre gesamte Arbeit verloren haben, weil Sie ein Dokument nicht gespeichert haben, wissen Sie, wie schmerzhaft das ist. Glücklicherweise bietet Word zahlreiche Möglichkeiten, Ihnen beim Auffinden verlorener und nicht gespeicherter Dokumente zu helfen.

Bevor Sie mit dem Durchsuchen der verschiedenen Ordner und Unterordner beginnen, verwenden Sie die Windows-Suchmaschine. Öffnen Sie auf Ihrem Computer die Suchleiste durch Drücken der Windows-Taste und geben Sie den Namen des Dokuments ein. Wenn das Dokument in der Trefferliste erscheint, können Sie es öffnen und an einem besser sichtbaren Ort speichern. Mit derselben Suchmaschine können Sie auch temporär gespeicherte Dateien durchsuchen. Geben Sie .tmp (einschließlich des Punkts) in die Suchleiste ein und suchen Sie nach Dateinamen, die mit dem Datum und der Uhrzeit der letzten Bearbeitung des von Ihnen bearbeiteten Dokuments übereinstimmen.

Manchmal speichert Microsoft Word ohne Ihre Aufforderung eine Sicherungskopie einer Datei. Öffnen Sie den Ordner, in dem Ihr Dokument zuletzt gespeichert wurde, und suchen Sie nach einer Datei mit der Endung .wbk oder WBK. Dies ist ein Dateityp, der mit Word-Sicherungen verknüpft ist.

Word verfügt außerdem über eine integrierte Funktion zum Wiederherstellen nicht gespeicherter Dokumente. Klicken Sie auf Datei > Informationen > Dokumentenverwaltung > Nicht gespeicherte Dokumente wiederherstellen. Standardmäßig werden nicht gespeicherte Dokumente unter C:\Benutzer\IhrBenutzername\AppData\Roaming\Microsoft\Word\ gespeichert.

Praktische Tricks und Abkürzungen

• Umschalt + F3: Wechseln Sie zwischen Groß- und Kleinschreibung des ausgewählten Worts oder des gesamten Satzes
• Strg + Y: Wiederholen Sie das letzte Wort
• Umschalt + F5: Verknüpfung, um zur letzten Stelle zurückzukehren, an der Sie den Text bearbeitet haben
• Strg + W: Dokument schließen
• Strg + B: fetter Text
• Strg + I: kursiver Text
• Strg + U: unterstrichener Text
• Strg + Alt + S: Teilt das Dokumentfenster
• F12: Speichern als
• Strg + K: Link einfügen
• Strg + Umschalt + Pfeil: Markiere jedes Wort